Convertir MPP a PDF

Los equipos de proyectos crean archivos PDF cuando los destinatarios necesitan un cronograma fijo para revisión, impresión, envío o archivado sin Microsoft Project. El archivo .mpp editable debe conservarse porque PDF contiene un informe visual y no el modelo de programación completo.

Qué es el formato MPP

.mpp es el formato de documento nativo de Microsoft Project para los cronogramas de proyectos. Puede almacenar tareas, duraciones, dependencias, calendarios, restricciones, líneas base, recursos, costos, campos personalizados y otros datos de planificación. Microsoft Project crea y abre archivos MPP; Project Plan 365 y algunos otros programas de planificación de proyectos pueden leer muchas versiones de MPP, aunque la compatibilidad varía según la versión y las características.

Los archivos MPP se utilizan para entregas de proyectos, actualizaciones de cronogramas, planificación de recursos, revisiones de estado y registros de planificación archivados. No son documentos de texto ordinarios: para abrir un archivo MPP generalmente se necesita Microsoft Project o un software de gestión de proyectos compatible.

Qué es el formato PDF

PDF es un formato de documento de diseño fijo cuyo objetivo es conservar la apariencia de un documento en distintos sistemas operativos, aplicaciones y dispositivos. Un PDF resulta práctico para enviar un cronograma a clientes, gerentes, auditores o proveedores que no tienen Microsoft Project, y puede imprimirse o archivarse de forma uniforme.

El resultado en PDF puede conservar la vista seleccionada, el diseño de página, las fuentes, las tablas, las barras de tareas y los gráficos de Gantt. No conserva el modelo MPP como un archivo de proyecto editable: por lo general, los destinatarios no pueden volver a calcular fechas, modificar dependencias, editar calendarios ni inspeccionar todos los parámetros de programación del plan original.

Cómo convertir un archivo MPP a PDF

Microsoft Project de escritorio

1. Abra el archivo, como schedule.mpp, en una versión compatible de Microsoft Project.
2. Seleccione la vista y la tabla que desea publicar, como Gantt Chart, Tracking Gantt o Task Sheet.
3. Ajuste las columnas visibles, la escala temporal, los filtros, la agrupación y el intervalo de fechas. Oculte los campos que no sean necesarios en el informe.
4. Abra File → Print y compruebe la vista previa. Configure el tamaño del papel, la orientación horizontal o vertical, los márgenes, la escala, los saltos de página y el intervalo de impresión. Use una impresora PDF del sistema si está disponible o continúe con el comando de exportación.
5. Use File → Export → Create PDF/XPS Document → Create PDF/XPS, elija la carpeta de salida y el nombre del archivo, como schedule.pdf, y publique el archivo.

Project exporta la vista seleccionada utilizando la configuración de página e impresión. Un diagrama de Gantt ancho puede resultar ilegible al forzarlo a una sola página; use la orientación horizontal, un intervalo de fechas adecuado o varias páginas en lugar de aplicar una escala excesiva.

Otro software de escritorio

Project Plan 365 puede abrir muchos archivos MPP y exportar o imprimir el plan mostrado como PDF. ProjectLibre puede abrir algunas versiones de MPP e imprimir el plan mediante una impresora PDF del sistema, pero es posible que el formato complejo, los calendarios, los campos personalizados y las características más recientes de Microsoft Project no se transfieran exactamente. Abra el resultado convertido y compárelo con el original antes de distribuirlo.

Conversión en línea

Para una conversión puntual, servicios como el convertidor de MPP en línea de Aspose.Tasks y Zamzar pueden convertir archivos MPP compatibles a PDF sin instalar Microsoft Project. El proceso habitual consiste en cargar el archivo, seleccionar PDF, iniciar la conversión y descargar el resultado.

No cargue cronogramas confidenciales, datos de clientes, costos, información del personal ni planes comercialmente sensibles, a menos que la organización autorice el servicio. Compruebe los controles de retención y eliminación del proveedor, elimine el archivo descargado de dispositivos compartidos o públicos y verifique que el servicio sea compatible con la versión de MPP y las características utilizadas por el plan.

Limitaciones de calidad y compatibilidad

• Conserve el archivo MPP original para editarlo, volver a calcularlo, realizar futuros cambios en el cronograma y cumplir los requisitos de auditoría. Un PDF no sustituye al archivo de origen del proyecto.
• En el PDF solo aparecen la vista seleccionada y las columnas configuradas. Los datos de recursos, los campos personalizados, las líneas base, las notas u otra información pueden estar ausentes si no se muestran o incluyen en la configuración de impresión.
• Compruebe los nombres de las tareas, los símbolos de los hitos, las líneas de dependencia, las barras de línea base, las columnas de recursos, los encabezados, los pies de página, los saltos de página, los intervalos de fechas y el número total de páginas del PDF exportado.
• Las macros, los vínculos externos, los complementos de Project, los informes interactivos, el comportamiento de recálculo y la lógica de programación editable no se conservan como contenido funcional del PDF.
• Las fuentes faltantes, las versiones de MPP no compatibles y las diferencias entre Microsoft Project y las aplicaciones de terceros pueden cambiar la paginación, el ajuste de texto, los colores, los calendarios o la ubicación de las barras de Gantt. Compare los resultados importantes con la aplicación de origen.