Convertir MSO a PDF

Un destinatario, una impresora o un sistema de registros puede requerir un PDF cuando se debe compartir el documento de Office original o un correo electrónico HTML conservando intacto su diseño. Un archivo .mso por sí solo normalmente no es el documento que se debe convertir, por lo que primero se debe recuperar el origen original.

Qué es el formato MSO

.mso es una extensión ambigua, no un formato definido universalmente. Puede identificar un archivo antiguo de Microsoft Organization Chart, pero Microsoft Office también utiliza nombres como oledata.mso para recursos OLE generados por documentos HTML y mensajes de Outlook con formato HTML. Esos recursos pueden contener un objeto incrustado, un dibujo o datos de formato, en lugar de un documento completo orientado a páginas.

Un correo electrónico HTML puede llegar con un recurso .mso junto con archivos HTML e imágenes, o el recurso puede quedar expuesto a un destinatario que utilice un cliente de correo que no sea Outlook. El archivo MSO no es el mensaje completo y normalmente no puede recrear por sí solo el diseño del mensaje. Otros programas también pueden utilizar .mso para un formato propietario, por lo que la aplicación que lo creó y los archivos complementarios determinan el método de conversión correcto.

Cambiar el nombre de file.mso a file.pdf solo cambia la extensión del nombre de archivo. Un editor de texto o una utilidad de identificación de archivos puede revelar referencias a Office, HTML, XML o específicas de una aplicación, pero el contenido binario solo debe abrirse con software compatible con su formato real.

Qué conserva PDF

PDF es un formato de documento de diseño fijo creado para conservar el tamaño de página, la posición, las fuentes, las imágenes y la apariencia de impresión en distintos sistemas operativos y dispositivos. Se utiliza habitualmente para compartir, imprimir, presentar y conservar registros, porque los destinatarios pueden ver el resultado sin la aplicación de autoría original.

La exportación a PDF puede aplanar u omitir funciones editables de Office. Las macros no se ejecutan en un PDF, las fórmulas pueden aparecer únicamente como sus resultados mostrados, las animaciones se vuelven estáticas y los objetos incrustados, campos, transparencias, fuentes o controles interactivos pueden cambiar o desaparecer. Seleccione PDF/A cuando se requiera conformidad para archivo a largo plazo y, después, verifique el archivo resultante; un PDF normal no es automáticamente un archivo de archivo validado.

Cómo convertir el documento de Office original

1. Busque el archivo de origen que produjo el recurso MSO, como .doc, .docx, .xls, .xlsx, .ppt o .pptx. Conserve el archivo MSO y cualquier archivo HTML, imagen u objeto incrustado asociado.
2. Abra el origen en Microsoft Word, Excel o PowerPoint e inspeccione los saltos de página, el tamaño del papel, los márgenes, las fuentes, las imágenes, los gráficos y los objetos incrustados.
3. En Office de escritorio para Windows, use File → Export → Create PDF/XPS o File → Save As y seleccione PDF. En macOS, use File → Save As con PDF como formato, o File → Print → PDF → Save as PDF.
4. Si la exportación no está disponible, use File → Print → Microsoft Print to PDF en Windows o File → Print → PDF → Save as PDF en macOS. La impresión puede omitir la estructura del documento, los enlaces, los marcadores, las etiquetas, los comentarios o las funciones interactivas que la exportación directa a PDF puede conservar.
5. Abra el PDF y compruebe todas las páginas, especialmente las fuentes, el contenido recortado, los cambios registrados, los campos, los gráficos, los saltos de página y los gráficos transparentes.

Cómo convertir un archivo MSO de un organigrama

Un archivo independiente antiguo de Microsoft Organization Chart requiere Microsoft Organization Chart u otra aplicación compatible con ese formato antiguo. Si el archivo se abre, copie o exporte el organigrama a un documento de Word actual y, después, cree el PDF siguiendo los pasos de Office anteriores. Si el programa antiguo no está disponible, puede ser necesaria una instalación compatible de una versión antigua de Office o un servicio especializado de recuperación; un conversor genérico en línea no puede interpretar de forma fiable el archivo basándose únicamente en su extensión.

Si el organigrama está incrustado en un archivo de Word, Excel o PowerPoint, abra ese documento contenedor en lugar del objeto .mso extraído. Exportar el documento contenedor conserva el texto circundante y el diseño con mayor precisión que convertir el objeto aislado.

Cómo convertir un recurso MSO de un correo electrónico HTML

Conserve el mensaje original, su contenido .html y sus archivos de imagen o adjuntos. Abra el mensaje en Outlook o en un navegador que procese el HTML y, después, use Print → Save as PDF. El PDF resultante representa el correo electrónico procesado; convertir un archivo oledata.mso aislado generalmente no puede reconstruir el mensaje, su formato ni sus imágenes.

Si el mensaje está almacenado en un archivo de datos de Outlook, ábralo o expórtelo primero con Outlook. Si se encuentra dentro de un contenedor winmail.dat, extraiga el mensaje o el archivo adjunto correspondiente con una utilidad local de confianza y, después, convierta el documento recuperado en lugar de tratar el contenedor o su recurso MSO como una fuente de PDF.

Opciones de escritorio, línea de comandos y en línea

LibreOffice puede convertir localmente archivos de origen de Office compatibles, pero por lo general no puede convertir un recurso MSO arbitrario. Para un documento de origen recuperado, ejecute:

soffice --headless --convert-to pdf --outdir output source.docx

Microsoft Office suele ofrecer el resultado más fiel para documentos que contienen fuentes, gráficos, campos u objetos incrustados específicos de Office. LibreOffice es útil cuando Office no está disponible, pero compare la paginación y la representación de objetos con el original.

CloudConvert y Zamzar pueden aceptar algunos formatos de Office reconocidos, y las herramientas en línea de Adobe Acrobat pueden convertir documentos de Office compatibles a PDF. Úselas únicamente después de identificar o recuperar el archivo de origen real; una carga de .mso desconocida puede rechazarse o interpretarse incorrectamente. No cargue correos electrónicos confidenciales, registros legales ni documentos empresariales a menos que las condiciones de privacidad y retención del servicio sean aceptables. Office, LibreOffice o una impresora PDF locales evitan ese riesgo de divulgación.

Límites de calidad y recuperación

Es posible que el archivo MSO no contenga suficiente información para producir un PDF significativo sin su aplicación de origen y sus archivos complementarios. Conserve el correo electrónico o archivo de Office original, mantenga el HTML y las imágenes asociadas y verifique el resultado visualmente y mediante extracción de texto cuando la accesibilidad o el texto en el que se puedan realizar búsquedas sean importantes.