Convertir XFDF a PDF

Un revisor o un sistema de formularios puede enviar un archivo XFDF cuando necesita un PDF imprimible, compartible o archivado que contenga sus comentarios o valores de campos. Debido a que XFDF normalmente contiene solo datos y anotaciones, la conversión requiere el PDF de origen correspondiente.

Qué es el formato XFDF

XFDF significa XML Forms Data Format. Es un formato de intercambio basado en XML que se utiliza con formularios y anotaciones PDF, no suele ser un formato de documento completo. Un archivo XFDF puede contener valores de formularios interactivos, comentarios, resaltados, sellos, anotaciones de dibujo, respuestas y metadatos de anotaciones, pero normalmente no contiene el contenido original de las páginas ni las fuentes e imágenes utilizadas por ellas.

Adobe Acrobat, las aplicaciones del Acrobat SDK y otros sistemas de formularios o revisión PDF crean archivos XFDF. Entre sus usos habituales se incluyen exportar comentarios de revisión, transferir campos de formulario completados y separar los datos de anotaciones de un documento de origen.

Qué ofrece el formato PDF

PDF empaqueta contenido de página fijo, como texto, gráficos vectoriales, imágenes y, opcionalmente, fuentes incrustadas. También puede contener campos de formulario interactivos, comentarios, vínculos, firmas y otras funciones de documentos. PDF es adecuado para imprimir, distribuir por correo electrónico, conservar registros y visualizar sin la aplicación de creación original.

Después de importar XFDF, el resultado puede seguir siendo editable, o los campos de formulario y las anotaciones pueden aplanarse en contenido de página fijo para lograr una impresión y un archivado uniformes.

Cómo importar XFDF en Acrobat Pro

Adobe Acrobat Pro es la opción de escritorio más fiable para esta tarea porque puede combinar los datos XFDF con el PDF correspondiente. Acrobat Reader no es un sustituto completo de Acrobat Pro para importar comentarios o datos de formularios.

Para comentarios y anotaciones

1. Obtenga el PDF de origen exacto utilizado cuando se exportó el archivo XFDF. Ábralo en Acrobat Pro.
2. Seleccione All tools → Comment.
3. Abra el menú de opciones del panel de comentarios, seleccione Import data file o Import comments, según la versión de Acrobat, y seleccione el archivo .xfdf.
4. Revise los comentarios, resaltados, sellos, dibujos y respuestas importados, así como sus ubicaciones en las páginas.
5. Seleccione File → Save as y guarde una copia independiente, como reviewed.pdf.

Para valores de formularios

1. Abra el PDF rellenable correspondiente en Acrobat Pro.
2. Seleccione All tools → Prepare a form → More → Import data. Las versiones anteriores pueden utilizar Forms → Manage Form Data → Import Data.
3. Seleccione el archivo XFDF y compruebe que los campos esperados contengan los valores correctos.
4. Guarde el documento rellenado como completed.pdf.

Utilice la ruta de importación de comentarios cuando XFDF contenga marcas de revisión, y la ruta de importación de datos de formularios cuando contenga valores de campos. Algunos archivos XFDF contienen ambos tipos de datos; la compatibilidad y los resultados de la importación dependen de la versión de Acrobat y del contenido del archivo.

Cómo aplanar el resultado

Guarde una copia editable antes de aplanar. Para crear una apariencia impresa no editable en Acrobat, seleccione File → Print, seleccione Adobe PDF u otra impresora PDF y active la opción para imprimir el contenido del documento y los comentarios o marcas cuando Acrobat muestre esas opciones. El PDF impreso convierte los valores de formularios y las anotaciones visibles en contenido de página, por lo que, por lo general, los destinatarios no pueden editarlos como campos o marcas.

Compruebe visualmente el resultado aplanado, especialmente las firmas, los campos multilínea, las casillas de verificación, los sellos y los comentarios situados cerca de los bordes de las páginas. Una impresora PDF puede omitir anotaciones no imprimibles o comportamientos interactivos.

Límites de compatibilidad y calidad

Un archivo XFDF por sí solo normalmente no puede recrear el documento original. Sin el PDF de origen, es posible que no haya páginas donde colocar las anotaciones ni definiciones de campos coincidentes para los valores importados.

Normalmente, el origen debe ser la misma revisión desde la que se exportó XFDF. Los cambios en el número de páginas, los campos renombrados, las estructuras de campos modificadas o las referencias de anotaciones alteradas pueden producir datos faltantes, mal ubicados o no aplicados. Un PDF de origen con permisos diferentes o una tecnología de formularios incompatible también puede impedir la importación.

La compatibilidad con XFDF varía entre aplicaciones. Un programa puede importar valores de campos, pero ignorar los comentarios, o admitir resaltados comunes y descartar tipos de anotaciones menos habituales. Inspeccione el resultado y compare los campos y las anotaciones importantes con el flujo de trabajo XFDF original antes de distribuirlo.

Opciones de conversión en línea

Los conversores generales en línea, como Smallpdf, Sejda y Zamzar, normalmente convierten archivos PDF y de oficina independientes; no combinan de forma fiable un archivo XFDF con su PDF de origen. Del mismo modo, no debe suponerse que los servicios en línea de Adobe Acrobat admiten este flujo de importación emparejado. Utilice un servicio en línea solo si su documentación acepta explícitamente tanto el XFDF como el PDF correspondiente e indica qué tipos de formularios y anotaciones conserva.

La carga de XFDF puede exponer valores personales de formularios, comentarios internos, nombres y metadatos del documento. Para material confidencial, importe el archivo localmente con Acrobat Pro o un PDF SDK instalado localmente en lugar de utilizar un servicio en línea.