Convertidor online gratuito de MSG a PDF

Un PDF es más fácil de compartir, imprimir y archivar que un archivo de mensaje específico de Outlook, especialmente cuando el destinatario no utiliza Outlook. Convertir un correo electrónico también crea un registro de diseño fijo para flujos de trabajo de gestión documental, legales o de cumplimiento normativo.

Qué es el formato MSG

.msg es el formato de archivo propietario de Microsoft Outlook para un correo electrónico, elemento de calendario, contacto, tarea o nota individual. Un MSG de correo electrónico puede contener el remitente, los destinatarios, el asunto, las fechas, el cuerpo del mensaje, los encabezados, el formato, las imágenes insertadas y las referencias a los archivos adjuntos.

Outlook para Windows ofrece la compatibilidad más completa con MSG. Otros clientes de correo y visores de archivos pueden omitir propiedades específicas de Outlook, contenido incrustado, formato o archivos adjuntos. Un MSG no es simplemente un correo electrónico de texto sin formato: es un contenedor estructurado que puede conservar datos del mensaje que no están disponibles en un documento renderizado.

Qué es el formato PDF

PDF, estandarizado como ISO 32000, conserva el diseño de página de un documento en Windows, macOS, Linux, dispositivos móviles, impresoras y sistemas de gestión documental. Un PDF es adecuado para compartir correspondencia con personas que no tienen Outlook y normalmente mantiene searchable el texto visible del mensaje.

La conversión a PDF renderiza el mensaje en lugar de conservar su estructura de datos de Outlook. Es posible que no aparezcan los encabezados de transporte, las categorías, los indicadores, los botones de votación, las propiedades de conversación y otros metadatos. Los archivos adjuntos pueden estar representados únicamente por sus nombres de archivo, a menos que la herramienta de conversión los incruste o convierta explícitamente.

Convertir un archivo MSG con Outlook

1. Abra el archivo .msg en Microsoft Outlook para Windows.
2. Compruebe el remitente, los destinatarios, el asunto, la fecha, el cuerpo del mensaje, las imágenes insertadas y la lista de archivos adjuntos.
3. Seleccione File → Print.
4. Elija Microsoft Print to PDF como impresora.
5. Establezca el intervalo de páginas, el tamaño del papel, la orientación, el color y las opciones de escala necesarios.
6. Seleccione Print, elija un destino, introduzca un nombre de archivo que termine en .pdf y seleccione Save.

Este método convierte el contenido que Outlook puede mostrar e imprimir. No garantiza que los archivos adjuntos originales se incluyan en el PDF. Guarde los archivos adjuntos importantes por separado o utilice una utilidad de conversión que admita específicamente opciones como include attachments o convert attachments to PDF.

Convertir sin instalar software

Puede cargar el archivo en el convertidor gratuito de 101convert.com y descargar el PDF resultante sin instalar software de escritorio. Consulte las condiciones actuales del servicio sobre gestión y conservación de archivos antes de cargar correos electrónicos confidenciales, personales, legales o sujetos a regulación.

Comprobar el archivo convertido

• Revise el renderizado: las fuentes faltantes, el HTML no compatible, las imágenes remotas bloqueadas, las firmas personalizadas y los diseños de página inusuales pueden cambiar la apariencia.
• Verifique los archivos adjuntos: confirme que los archivos necesarios estén presentes por separado o que la herramienta seleccionada los haya convertido en el resultado.
• Compruebe la capacidad de búsqueda: el texto normal del mensaje generalmente permite búsquedas; las páginas escaneadas y el contenido compuesto únicamente por imágenes requieren OCR.
• Compruebe el contenido protegido: los mensajes cifrados, los archivos adjuntos restringidos y los archivos con gestión de derechos pueden no convertirse a menos que Outlook pueda descifrarlos y mostrarlos.
• Conserve los datos de origen: para usos legales o de cumplimiento normativo, conserve el .msg original, el PDF y un registro del software, la versión y la configuración utilizados.
• Para la conservación formal a largo plazo, utilice un flujo de trabajo que genere PDF/A cuando sea necesario; un PDF normal no es automáticamente un archivo PDF/A.