Convertir OLF a PDF

Los destinatarios a menudo necesitan un PDF porque no tienen OyezForms o porque un formulario completado debe imprimirse, enviarse por correo electrónico o conservarse como un registro fijo. La exportación también evita que los destinatarios cambien los datos introducidos en el formulario del archivo .olf original.

Formatos OLF y PDF

Un archivo .olf es un archivo de formulario propietario de OyezForms que los usuarios de OyezForms utilizan para almacenar el diseño de un formulario y los datos introducidos. No es un formato general de documentos de oficina, y cambiar la extensión del nombre de archivo no hace que sea legible como PDF, documento de Word o archivo de LibreOffice.

PDF es un formato de descripción de páginas compatible con Adobe Acrobat Reader, navegadores web, macOS Preview y sistemas de impresión estándar. Conserva el tamaño de página, el diseño, los gráficos y el texto impreso de forma más uniforme que un archivo OLF compartido sin OyezForms. Un PDF puede contener texto seleccionable y susceptible de búsqueda, fuentes incrustadas, firmas digitales y resultados de archivado PDF/A cuando el software de exportación admite esas funciones.

Exportación desde OyezForms

Utilice OyezForms para convertir un archivo OLF. La instalación de OyezForms incluye el componente de impresión/exportación a PDF de OyezForms en las versiones compatibles; esta es la ruta de conversión adecuada porque entiende los datos de formulario propietarios.

1. Mantenga el archivo .olf original sin cambios y abra una copia en OyezForms.
2. Compruebe que todos los campos introducidos, las páginas, los archivos adjuntos o el contenido referenciado y los cálculos del formulario se muestran correctamente.
3. Utilice File → Export y seleccione la opción de exportación a PDF proporcionada por OyezForms. Elija la carpeta de salida y el nombre de archivo y, a continuación, guarde el PDF.
4. Si la versión instalada no tiene ningún comando de exportación, pero puede imprimir el formulario completado, utilice File → Print y seleccione la impresora PDF de OyezForms o Microsoft Print to PDF en Windows. Confirme el tamaño del papel, la orientación, el intervalo de páginas y la escala antes de guardar.
5. Abra el PDF en Acrobat Reader o en un navegador y compare cada página con el formulario mostrado en OyezForms.

Pida al remitente que exporte el archivo si OyezForms no está disponible, si el formulario requiere una versión diferente de OyezForms o si el archivo OLF no se abre correctamente. El remitente debería proporcionar el PDF exportado en lugar del archivo OLF cuando no sea necesario editarlo.

Limitaciones de la conversión en línea y de terceros

No deben utilizarse convertidores genéricos en línea para archivos OLF de OyezForms. Los servicios de PDF reconocidos, como las herramientas en línea de Adobe Acrobat, convierten únicamente formatos comunes después de que una aplicación compatible haya producido un archivo de origen imprimible o compatible; no interpretan los datos de formularios de OyezForms. Cargar formularios legales, personales, financieros o internos en un sitio de conversión no verificado también crea riesgos de confidencialidad y conservación.

LibreOffice, Microsoft Word y los editores de PDF comunes no ofrecen una ruta fiable para importar OLF. No abra un archivo OLF como texto sin formato ni cambie el nombre de form.olf a form.pdf.

Consideraciones sobre la salida y la compatibilidad

Los PDF producidos a partir de formularios de OyezForms completados normalmente están aplanados: los valores de los campos introducidos permanecen visibles, pero los destinatarios no pueden editar los campos rellenables originales de OyezForms. Conserve la fuente OLF por separado si posteriormente se necesitan correcciones.

La exportación nativa de OyezForms a PDF es preferible a la impresión cuando está disponible, porque es más probable que conserve la calidad del texto y la posición de los elementos en la página. La impresión a PDF captura únicamente el contenido imprimible y puede omitir controles interactivos, contenido visible solo en pantalla o datos que no se hayan colocado en el formulario impreso.

Si el texto, los códigos de barras, las firmas o los saltos de página difieren en el PDF, compruebe la impresora seleccionada, el tamaño del papel, la orientación y la escala; utilice una escala del 100 % a menos que el editor del formulario especifique otro ajuste. Si el PDF consta de páginas escaneadas o rasterizadas, el OCR puede añadir texto susceptible de búsqueda, pero no restaura los campos editables de OyezForms y debe revisarse.