Convertir RPT a PDF

Un destinatario puede necesitar un informe en PDF para verlo, imprimirlo, enviarlo por correo electrónico, archivarlo o presentarlo sin instalar Crystal Reports ni acceder a su base de datos. La conversión produce una instantánea fija del informe, no una definición de informe editable ni una conexión de datos activa.

Qué es el formato RPT

.rpt es, con mayor frecuencia, el formato de informe nativo de SAP Crystal Reports. Las empresas utilizan archivos de Crystal Reports para facturas, estados de cuenta, informes operativos y documentos basados en bases de datos. Un archivo de Crystal Reports puede contener diseños, fórmulas, parámetros, subinformes, gráficos y referencias a bases de datos u otras fuentes de datos.

Las aplicaciones de contabilidad, ERP, inventario, atención médica y aplicaciones empresariales personalizadas pueden generar o distribuir estos archivos. La extensión no es exclusiva de Crystal Reports: algunas aplicaciones utilizan .rpt para informes de texto sin formato o propietarios. Identifique el programa que creó el archivo antes de elegir un convertidor; normalmente, un RPT basado en texto puede abrirse en un editor de texto, pero un archivo de Crystal Reports no.

Qué ofrece PDF

PDF conserva un diseño de página fijo y puede abrirse con Adobe Acrobat Reader, navegadores web y la mayoría de los sistemas operativos. Normalmente conserva los saltos de página, encabezados, tablas, imágenes, fuentes y paginación de forma más uniforme que una definición de informe editable, lo que lo hace adecuado para su distribución y archivado.

Un PDF contiene los datos representados durante la exportación. No conserva el diseño de Crystal Reports para su edición, una conexión activa a la base de datos ni la capacidad de volver a ejecutar el informe con parámetros diferentes.

Convertir un archivo de Crystal Reports con SAP Crystal Reports

1. Abra el archivo .rpt en SAP Crystal Reports en Windows.
2. Introduzca los parámetros solicitados y las credenciales de la base de datos. Si el archivo utiliza datos guardados del informe, confirme que los datos mostrados estén actualizados; de lo contrario, actualícelos desde la fuente de datos configurada.
3. Use File → Print Preview y compruebe los valores de los parámetros, los subinformes, los gráficos, las imágenes, los saltos de página y los campos en blanco o truncados.
4. Elija File → Export → Export Report, seleccione PDF, especifique el destino y guarde el archivo.

Los nombres de los menús varían según la versión de Crystal Reports. Si la exportación directa no está disponible, use File → Print, seleccione Microsoft Print to PDF en Windows y guarde el resultado impreso. Por lo general, la exportación directa a PDF evita las diferencias entre controladores de impresora y es preferible cuando está disponible.

Convertir con un visor de Crystal Reports

Para ver y exportar sin editar, instale una versión compatible de SAP Crystal Reports Viewer y abra el archivo. Utilice el control de exportación del visor y elija PDF si el control está disponible. La compatibilidad del visor depende de la versión de Crystal Reports y de las funciones del informe; es posible que un visor no abra archivos que requieran controladores de bases de datos, autenticación, procedimientos almacenados, funciones personalizadas o subinformes no disponibles.

Un visor puede mostrar datos guardados sin volver a conectarse a la base de datos, pero no puede actualizar el informe a menos que estén disponibles la fuente de datos y las credenciales necesarias. Verifique las páginas representadas antes de guardar el PDF.

Convertir un archivo RPT de texto sin formato

Abra un archivo .rpt basado en texto en un editor de texto o procesador de textos y elija File → Print; después, seleccione una impresora PDF. En macOS, use File → Print → PDF → Save as PDF. Este método no convierte un diseño de Crystal Reports; solo imprime el texto que la aplicación muestra actualmente.

Usar un convertidor en línea

Servicios como Zamzar o CloudConvert pueden indicar RPT como formato de entrada, pero la compatibilidad y la calidad de salida varían. Consulte la lista de formatos actual del servicio antes de cargar el archivo y considere un formato indicado como información de compatibilidad, no como prueba de que un archivo de Crystal Reports se representará correctamente.

La conversión en línea no es adecuada para datos financieros, médicos, personales o empresariales confidenciales, a menos que la organización haya aprobado las prácticas de seguridad y conservación del servicio. Los archivos de Crystal Reports que dependen de bases de datos externas normalmente no pueden actualizarse mediante un convertidor web genérico, por lo que debe inspeccionar cada página y confirmar que el resultado contenga datos actuales.

Comprobaciones de calidad y compatibilidad

• Revise el PDF después de la conversión. Compruebe el número de páginas, la paginación, las fuentes, los gráficos, las imágenes, los subinformes, los totales, los valores de los parámetros y los campos cercanos a los bordes de las páginas.
• La falta de fuentes, controladores de bases de datos, imágenes, funciones personalizadas o dependencias de fuentes de datos puede provocar valores en blanco, cambios en la paginación, secciones faltantes o totales diferentes.
• Crystal Reports puede colocar el texto como elementos posicionados individualmente. El PDF puede verse correctamente, aunque la selección, copia, búsqueda, etiquetado y accesibilidad del texto sigan siendo imperfectos.
• Pruebe la selección y búsqueda de texto si el PDF debe permitir búsquedas. La impresión mediante un flujo de trabajo que rasteriza puede crear páginas que solo contienen imágenes y requieren OCR.
• Aplique permisos o cifrado de PDF mediante una herramienta de PDF aprobada cuando el informe contenga información confidencial; la protección no sustituye los controles de acceso ni la entrega segura.
• Conserve el archivo original .rpt y la documentación de los datos de origen o de los parámetros cuando puedan ser necesarias futuras actualizaciones, ediciones o regeneraciones de informes.