Convertir BPM a PDF

Los revisores, auditores y clientes a menudo necesitan una copia fija de un proceso de Bizagi que se pueda ver, imprimir o archivar sin instalar Bizagi Modeler. Exportar el modelo a PDF proporciona esa copia y, al mismo tiempo, deja disponible el archivo original .bpm para editarlo.

Qué es el formato BPM

En la categoría Documentos, .bpm suele identificar un modelo de proceso de Bizagi Modeler. Almacena un modelo de proceso empresarial editable, incluidas actividades, eventos, compuertas, conectores, carriles, subprocesos, información de diseño y metadatos del modelo BPMN; según el modelo, también puede contener documentación asociada.

Bizagi Modeler es la aplicación adecuada para abrir y editar este tipo de archivo. La extensión no es un identificador de formato universal: otro producto también puede utilizar .bpm. Cambiar el nombre del archivo a .pdf no lo convierte, y un archivo creado por otra aplicación BPM debe ser exportado por esa aplicación.

Qué es el formato PDF

PDF es un formato de documento de diseño fijo que conserva las dimensiones de página, la ubicación del texto, los gráficos y el diseño de impresión en distintos sistemas operativos y visores de PDF. Es adecuado para distribuir un diagrama de proceso a destinatarios que necesitan leerlo, imprimirlo, aprobarlo, firmarlo o archivarlo, en lugar de editar su estructura BPMN.

Una exportación a PDF es una representación visual, no un reemplazo del modelo de Bizagi. Los visores de PDF pueden permitir seleccionar texto, realizar búsquedas y añadir comentarios o anotaciones, pero no conservan los elementos editables, las reglas de validación, los datos de simulación ni las relaciones del modelo de Bizagi.

Convertir BPM a PDF con Bizagi Modeler

1. Instala y abre Bizagi Modeler; después, utiliza Open para cargar el archivo .bpm. Confirma que el archivo se abra como el proceso esperado y no como un formato BPM no relacionado.
2. Revisa el diagrama antes de exportarlo. Comprueba el diseño de página, los nombres de los carriles, el trazado de los conectores, las etiquetas de las compuertas, los subprocesos y cualquier documentación o diagrama vinculado que deba aparecer en el material entregable. Guarda los cambios de diseño necesarios en el modelo de origen.
3. Utiliza el comando de exportación o publicación en PDF de Bizagi Modeler. Según la versión, está disponible mediante un comando Export o Publish; selecciona PDF y sigue el cuadro de diálogo de exportación específico de la versión.
4. Selecciona las opciones disponibles de página, orientación, escala y contenido. La orientación horizontal y un tamaño de papel mayor suelen ser adecuados para diagramas BPMN anchos. Incluye la documentación o los subprocesos vinculados solo cuando el destinatario los necesite.
5. Establece un nombre de archivo de salida, como order-approval-process.pdf, selecciona el destino y completa la exportación.
6. Abre el PDF en un visor e inspecciona cada página con un zoom del 100 %. Comprueba que el texto, las líneas de los conectores, las etiquetas de los carriles, los colores, los saltos de página y las referencias a los subprocesos sigan siendo legibles.

Usar la impresión a PDF cuando la exportación directa no esté disponible

Si la versión instalada de Bizagi no proporciona el comando de exportación a PDF necesario, abre el modelo y selecciona File → Print. Selecciona Microsoft Print to PDF en Windows o Save as PDF en macOS; después, establece el tamaño del papel, la orientación horizontal, los márgenes y la escala antes de guardar.

La impresión a PDF es una alternativa, no una conversión de formato que conserve el modelo. Puede omitir la documentación de Bizagi, crear una paginación menos adecuada o reducir un diagrama grande hasta que las etiquetas resulten ilegibles. Utiliza la exportación directa de Bizagi cuando esté disponible y exporta diagramas de subprocesos por separado si una sola página no puede mostrar el proceso de forma legible.

Convertidores en línea y límites de compatibilidad

No debe suponerse que los servicios genéricos en línea, como CloudConvert o Zamzar, sean compatibles con archivos .bpm de Bizagi. Muchos servicios solo admiten formatos comunes de oficina e imagen, no la estructura nativa de modelo de proceso de Bizagi; además, cargar un proceso empresarial puede exponer información operativa confidencial. Utiliza Bizagi Modeler localmente, a menos que un proveedor en línea indique explícitamente .bpm de Bizagi como entrada compatible, genere el contenido PDF requerido y haya sido aprobado para esos datos.

• Sustitución de fuentes: las fuentes que falten en el equipo desde el que se exporta pueden modificar el ajuste de línea, la posición de las etiquetas y los saltos de página. Instala las fuentes necesarias antes de exportar cuando la fidelidad del diseño sea importante.
• Diagramas grandes: la paginación automática o la reducción de escala pueden dificultar la lectura de las etiquetas. Aumenta el tamaño de página, cambia la orientación, ajusta la escala o exporta diagramas individuales.
• Interactividad: los hipervínculos, la navegación, la documentación o el comportamiento de los subprocesos pueden no conservarse de la misma forma que en Bizagi. Prueba los vínculos exportados y el contenido incluido si forman parte de los requisitos de entrega.
• Conservación del origen: conserva el archivo original .bpm junto con el PDF cuando se requiera editar, validar o reutilizar el modelo en el futuro.