Convertidor online gratuito de PDF a XLS

Las empresas convierten archivos PDF cuando es necesario editar, ordenar, recalcular o importar las cifras en software que acepta libros de Excel. El libro resultante normalmente se crea como .xlsx y luego se guarda como .xls para software antiguo de contabilidad, generación de informes o bases de datos.

Qué es el formato PDF

PDF, o Portable Document Format, conserva el diseño de las páginas, las fuentes, los gráficos y las posiciones de los objetos en distintos sistemas operativos e impresoras. Las empresas, los organismos gubernamentales, los sistemas de contabilidad, los escáneres, las aplicaciones de publicación y las plataformas de generación de informes lo utilizan para facturas, estados de cuenta, formularios, contratos e informes archivados.

Un PDF conserva la apariencia de una página, pero no necesariamente su estructura original de hoja de cálculo. Una tabla puede estar compuesta por fragmentos de texto posicionados, líneas y celdas colocadas independientemente, sin metadatos fiables de filas y columnas. Un PDF escaneado contiene imágenes de páginas; se requiere optical character recognition (OCR) antes de poder extraer su contenido como datos editables.

Qué es el formato XLS

XLS es el formato binario de libro de Microsoft Excel utilizado por Excel 97 a Excel 2003. Puede contener hojas de cálculo, fórmulas, formato, gráficos y macros de VBA, y sigue siendo útil cuando una aplicación heredada acepta .xls pero rechaza el formato más reciente .xlsx.

Cada hoja de cálculo XLS está limitada a 65,536 filas y 256 columnas. XLSX es el formato más reciente de Excel basado en XML y admite hojas de cálculo mucho más grandes y funciones más recientes. Por lo tanto, convertir a XLS puede requerir reducir el conjunto de datos o eliminar formatos, fórmulas y otras funciones del libro que no sean compatibles.

Cómo convertir un PDF a XLS

Con Microsoft Excel

1. En una versión de escritorio compatible de Excel para Windows, elija Data → Get Data → From File → From PDF. El conector PDF no está disponible en todas las ediciones o plataformas de Excel.
2. Seleccione el PDF y espere a que Navigator muestre las páginas y tablas detectadas.
3. Seleccione una tabla, revise la vista previa y elija Load o Transform Data. En Power Query, corrija los encabezados, las celdas combinadas, las filas en blanco, los tipos de datos y los encabezados de página repetidos.
4. Después de comprobar los valores importados, elija File → Save As y seleccione Excel 97-2003 Workbook (*.xls).

El conector PDF de Excel funciona mejor con archivos PDF basados en texto que contienen tablas regulares. Puede interpretar incorrectamente las celdas de varias líneas, las notas al pie, los encabezados repetidos, las tablas divididas entre varias páginas y las columnas alineadas visualmente con espaciado incoherente.

Con Adobe Acrobat Pro

1. Abra el PDF en Adobe Acrobat Pro.
2. Elija Convert → Microsoft Excel → XLSX o utilice All tools → Export a PDF → Spreadsheet → Microsoft Excel Workbook, según la versión de Acrobat.
3. Para un PDF compuesto únicamente por imágenes, elija primero All tools → Scan & OCR → Recognize Text, seleccione el idioma del documento y revise el texto reconocido.
4. Abra el archivo .xlsx exportado en Excel o LibreOffice Calc; luego elija File → Save As y seleccione Excel 97-2003 (*.xls).

Acrobat normalmente exporta a XLSX en lugar de hacerlo directamente al formato XLS antiguo. Su reconocimiento de tablas y OCR suelen ser más adecuados que las herramientas básicas de extracción para documentos de varias páginas o visualmente complejos, pero aun así es necesario verificar cada valor exportado.

Con una herramienta de extracción de tablas

Tabula es adecuada para seleccionar tablas de archivos PDF basados en texto. Abra el archivo, dibuje una selección alrededor de la tabla, utilice Preview & Export Extracted Data y exporte a CSV. Abra el CSV en Excel o LibreOffice Calc y guárdelo como Excel 97-2003 (.xls). Tabula no realiza OCR y no puede extraer valores fiables directamente de escaneos compuestos únicamente por imágenes.

Para un archivo no confidencial, el convertidor en línea de PDF a Excel de Adobe es una opción fiable basada en navegador: cargue el PDF, descargue el archivo XLSX generado, compruébelo y vuelva a guardarlo como XLS. Otros servicios en línea también pueden realizar la conversión, pero no deben cargarse documentos financieros, médicos, personales o empresariales confidenciales a menos que las condiciones de procesamiento, conservación y eliminación del proveedor cumplan la política de seguridad requerida.

Limitaciones de calidad y compatibilidad

La conversión no puede restaurar fórmulas, celdas ocultas, relaciones entre celdas ni metadatos que el PDF no contenga. Una tabla que parece correcta en la página puede exportarse con columnas desplazadas, etiquetas divididas, signos menos ausentes o números almacenados como texto.

El OCR puede confundir 0 con O, 1 con I, los puntos decimales, los signos menos y los símbolos de moneda. Compare el número de filas, las fechas, los separadores decimales, los valores monetarios, los números negativos y los totales calculados con el PDF de origen. Compruebe que las columnas numéricas sean realmente numéricas antes de ordenar o calcular.

Guardar como XLS puede eliminar funciones más recientes de Excel, alterar el formato condicional, cambiar fórmulas no compatibles y dejar expuestos datos que superen los límites de 65,536 filas o 256 columnas. Conserve el PDF original y, cuando sea posible, mantenga el archivo .xlsx intermedio como copia de trabajo; utilice la versión XLS únicamente en los sistemas que la requieran.