Convertidor online gratuito de MDB a PDF

PDF es necesario cuando una base de datos de Access debe compartirse con personas que no tienen Microsoft Access, imprimirse de forma uniforme o conservarse como un registro fijo. La conversión produce un documento a partir de los resultados seleccionados de la base de datos, no una base de datos de reemplazo.

Formato MDB y sus usuarios

MDB es el formato de base de datos de Microsoft Access utilizado por Access 2003 y versiones anteriores; las versiones posteriores de Access todavía pueden abrir muchos archivos MDB. Una base de datos MDB puede contener tablas, consultas, relaciones, índices, formularios, informes, macros, módulos de VBA y definiciones de tablas vinculadas.

Los archivos MDB son comunes en sistemas empresariales heredados, herramientas internas de inventario, bases de datos de contactos, aplicaciones de contabilidad y flujos de trabajo antiguos basados en Access. Microsoft Access es la aplicación más fiable para abrir un archivo MDB y mostrar sus informes. Otros programas de bases de datos pueden leer tablas mediante controladores, pero normalmente no pueden reproducir formularios de Access, informes, código VBA o conexiones de datos externas.

Formato PDF y sus limitaciones

PDF es un formato de documento de diseño fijo destinado a una visualización e impresión uniformes en distintos sistemas operativos y dispositivos. Puede conservar texto, fuentes, imágenes, tamaño de página, encabezados y numeración de páginas cuando se exporta directamente desde Access.

Un PDF no conserva tablas editables, relaciones, consultas, formularios, macros ni módulos de VBA. Contiene una instantánea de los resultados seleccionados, como un informe, formulario, resultado de consulta o listado de tablas. Es posible que el texto no se pueda buscar ni seleccionar cuando el PDF se produce mediante un controlador de impresora basado en imágenes.

Convertir un archivo MDB a PDF

Decida qué objeto de Access debe exportarse antes de realizar la conversión. Un informe de Access suele ser la mejor fuente porque controla la ordenación, la agrupación, los anchos de columna, los encabezados, los márgenes y los saltos de página.

Para realizar la conversión sin instalar software, cargue el archivo MDB en 101convert.com, elija PDF como formato de salida, inicie la conversión y descargue el PDF. Compruebe cuidadosamente el resultado: un archivo MDB puede contener varias tablas e informes, y no existe una única vista imprimible universal para todas las bases de datos.

Para obtener el resultado más preciso, exporte desde Microsoft Access:

1. Abra el archivo MDB en Microsoft Access. Habilite las macros o el contenido activo solo si el archivo procede de una fuente de confianza; los archivos MDB pueden contener código VBA.
2. Abra el informe, formulario, tabla o consulta necesarios. Cree primero un informe cuando exporte una tabla o consulta que necesite encabezados repetibles, anchos controlados, agrupación o saltos de página.
3. Compruebe el diseño en File → Print Preview o en la vista previa de impresión del informe. Establezca el tamaño del papel, la orientación, los márgenes, la escala, los filtros y la ordenación antes de exportar.
4. Seleccione el objeto y, a continuación, use External Data → PDF or XPS. Elija PDF (*.pdf), establezca el nombre del archivo de destino y seleccione Publish.
5. Seleccione Standard (publishing online and printing) para obtener una salida con calidad de impresión, o Minimum size (publishing online) cuando sea más importante tener un archivo pequeño que conservar la calidad de imagen.

Access 2007 puede requerir el complemento Save as PDF or XPS de Microsoft. Las versiones de Access sin exportación a PDF pueden imprimir el objeto seleccionado mediante una impresora PDF instalada, pero la exportación directa a PDF generalmente conserva mejor el texto y las fuentes.

Comprobaciones de calidad y compatibilidad

Ejecute las consultas con parámetros y aplique los filtros necesarios antes de exportar. El PDF solo registra las filas devueltas en el momento de la exportación, no la lógica de la consulta ni los cambios futuros de la base de datos.

Las hojas de datos anchas suelen dividir las columnas entre varias páginas o reducir excesivamente el tamaño del texto. Use la orientación horizontal, elimine los campos innecesarios, establezca anchos de columna explícitos o rediseñe la salida como un informe.

Los archivos MDB pueden depender de tablas vinculadas, conexiones ODBC, archivos externos, controles ActiveX y procedimientos de VBA. Es posible que un convertidor del navegador u otro equipo no tenga esas dependencias, por lo que debe exportar desde el entorno original de Access cuando el documento deba coincidir con los datos operativos.

Los archivos MDB protegidos con contraseña requieren credenciales válidas antes de la exportación. Aplique una protección con contraseña independiente al PDF o controles de acceso cuando la salida contenga registros confidenciales.