Convertidor online gratuito de MDB a RTF

Los archivos MDB contienen bases de datos, mientras que los archivos RTF contienen documentos con formato, por lo que esta conversión suele ser necesaria cuando los registros o informes de una base de datos deben compartirse, editarse o archivarse en un procesador de textos. Normalmente, el resultado útil es una tabla, consulta o informe de Access exportado, en lugar de la estructura completa de la base de datos.

Qué es el formato MDB

MDB es el formato de base de datos heredado de Microsoft Access utilizado por Access 2003 y versiones anteriores, aunque las versiones más recientes de Access todavía pueden abrirlo y crearlo. Un archivo MDB puede contener tablas, consultas, formularios, informes, macros, relaciones, índices y módulos de VBA.

Es habitual encontrar archivos MDB procedentes de aplicaciones empresariales antiguas, sistemas de contabilidad, bases de datos de inventario, proyectos de Access archivados y exportaciones de bases de datos de organizaciones que no han migrado al formato ACCDB más reciente. Un archivo MDB no es un documento, por lo que una conversión a RTF no puede conservar formularios interactivos, el comportamiento relacional, las consultas como objetos ejecutables, las macros ni los permisos de la base de datos.

Qué es el formato RTF

RTF (Rich Text Format) es un formato de documento compatible con Microsoft Word, LibreOffice Writer, WordPad y muchas aplicaciones de procesamiento de documentos. Almacena párrafos, formato de caracteres, tablas, saltos de página y algunos objetos incrustados en un archivo relativamente portable basado en texto sin formato.

RTF es adecuado cuando los destinatarios necesitan revisar o editar el contenido de una base de datos exportada sin Microsoft Access. También es útil para informes impresos y el intercambio de documentos a largo plazo, pero no conserva las tablas de la base de datos como tablas que se puedan consultar de forma independiente ni mantiene la aplicación MDB original.

Cómo convertir realmente MDB a RTF

Exportar un informe de Access

1. Abra el archivo MDB en Microsoft Access. Si el archivo está dañado o bloqueado, cree una copia de seguridad y ábralo con la versión correcta de Access o con un entorno compatible de Access Runtime.
2. Abra el informe que contiene los registros necesarios. Si no existe ningún informe, cree uno con el Asistente para informes y seleccione la tabla o consulta como origen de registros.
3. Revise el informe en la Vista preliminar de impresión y configure la agrupación, la ordenación, la orientación de la página, los márgenes y los campos visibles.
4. Use External Data → Export → Word o el comando de exportación de Word/RTF específico de la versión.
5. Elija un nombre de archivo de salida como customer_report.rtf, seleccione el destino y complete la exportación. En las versiones de Access que muestran una opción de formato, seleccione Rich Text Format.

Exportar un informe es el método más fiable porque Access procesa los campos, las etiquetas, la agrupación y el diseño de página seleccionados antes de escribir el archivo RTF.

Exportar datos de una tabla o consulta

1. Abra la tabla o consulta guardada que contiene los registros necesarios.
2. Quite las columnas innecesarias, aplique filtros y ordene los registros antes de exportarlos.
3. Para realizar una exportación directa a Word/RTF, use External Data → Export → Word si ese comando está disponible para el objeto seleccionado.
4. Si el comando no está disponible o genera un diseño deficiente, cree un informe a partir de la tabla o consulta y exporte ese informe.

Para crear un documento a partir de campos seleccionados, use la combinación de correspondencia de Microsoft Word con Access como origen de datos y, a continuación, guarde el documento completado mediante File → Save As y seleccione Rich Text Format (*.rtf).

Convertir sin instalar software de escritorio

Puede utilizar el conversor gratuito de 101convert.com: cargue el archivo MDB, elija RTF como formato de salida, inicie la conversión y descargue el resultado. Para bases de datos confidenciales, utilice un flujo de trabajo local con Access en lugar de cargar el archivo y verifique las condiciones de tratamiento y conservación del servicio antes de enviarlo.

Calidad, compatibilidad y limitaciones

La conversión a RTF exporta una representación de los datos; no convierte el MDB en una base de datos basada en RTF. Las relaciones, claves principales, índices, reglas de validación, formularios, informes como objetos de Access editables, macros, código VBA y consultas normalmente no pueden recuperarse a partir del resultado RTF.

Después de la conversión, compruebe las fechas, los valores monetarios, los campos nulos, los caracteres Unicode, los campos de notas largos, las columnas calculadas y las imágenes incrustadas. Los informes de Access pueden distribuirse de forma diferente en RTF, y los controles complejos, gráficos, subinformes, formatos condicionales y encabezados de página pueden simplificarse u omitirse.

Para tablas grandes, exporte por secciones o cree un informe con saltos de página controlados. Conserve el archivo .mdb original y compare el número de registros y los valores representativos entre la consulta de origen y el documento RTF resultante.