Convertir FMP12 a XLS

Un sistema contable heredado, una herramienta de generación de informes o una instalación antigua de Excel pueden requerir un libro .xls en lugar de una base de datos de FileMaker. La conversión exporta los registros seleccionados para utilizarlos en una hoja de cálculo; no reproduce la solución completa de FileMaker.

Qué es el formato FMP12

.fmp12 es el formato de base de datos nativo de FileMaker Pro, introducido con FileMaker Pro 12 y utilizado por las versiones posteriores de FileMaker Pro. Un archivo puede contener tablas, campos, registros, presentaciones, relaciones, cálculos, scripts, cuentas, privilegios, listas de valores y datos de contenedor, como imágenes o documentos. Las empresas suelen encontrarlo al migrar una solución antigua de FileMaker, compartir datos empresariales o extraer registros para otra aplicación.

Qué es el formato XLS

.xls es el formato binario heredado de libros de Excel de Microsoft, asociado principalmente con Excel 97–2003 y sistemas de importación antiguos. Admite hojas de cálculo, fórmulas, formato y gráficos, pero cada hoja de cálculo está limitada a 65,536 filas y 256 columnas. Úselo solo cuando el programa receptor no pueda aceptar el formato más reciente .xlsx o requiera específicamente archivos de Excel 97–2003.

Exportar con FileMaker Pro

1. Abra la base de datos en FileMaker Pro y vaya a la presentación que proporciona los campos y registros que desea exportar.
2. Busque los registros necesarios. FileMaker normalmente exporta el conjunto encontrado actual, no necesariamente todos los registros de la tabla.
3. Elija File → Export Records....
4. Introduzca un nombre de archivo y seleccione Excel Workbook (*.xlsx), si está disponible. FileMaker Pro generalmente exporta el formato moderno de Excel en lugar del formato binario antiguo .xls.
5. En el cuadro de diálogo de orden de campos, elimine los campos que no necesite y organice los campos restantes como columnas de la hoja de cálculo. Incluya campos relacionados solo cuando la relación devuelva el registro relacionado previsto.
6. Complete la exportación y abra el archivo .xlsx resultante en Microsoft Excel o LibreOffice Calc.

Para exportaciones de texto como CSV, elija una codificación de caracteres adecuada en las opciones de exportación de FileMaker. Los libros de Excel normalmente conservan su propia codificación de texto; la configuración de codificación no sustituye la comprobación de los caracteres no latinos después de la exportación.

Guardar el libro como XLS

En Microsoft Excel, elija File → Save As, seleccione Excel 97–2003 Workbook (*.xls) y acepte la advertencia de compatibilidad. En LibreOffice Calc, elija File → Save As, seleccione Excel 97–2003 (*.xls) y conserve el formato seleccionado cuando se le solicite. Vuelva a abrir el archivo guardado y compruebe las fechas, horas, fórmulas, textos largos, codificación de caracteres y tipos de columna.

Si FileMaker Pro no está disponible, solicite al propietario de la base de datos que exporte el conjunto encontrado necesario como .xlsx o CSV. Los servicios en línea de uso general rara vez interpretan correctamente la estructura propietaria de .fmp12. Una vez exportados los datos, un servicio como CloudConvert puede convertir un archivo .xlsx no confidencial a .xls, pero Excel local o LibreOffice evita cargar registros empresariales y normalmente ofrece un mejor control sobre las advertencias de compatibilidad.

Límites de calidad y compatibilidad

Esto es una exportación de datos, no una conversión de base de datos. Las presentaciones, scripts, relaciones, portales, cuentas, privilegios, listas de valores, definiciones de campos y cálculos específicos de FileMaker no se convierten en funciones equivalentes de XLS. Los campos calculados normalmente se exportan como sus resultados evaluados, no como cálculos reutilizables de FileMaker ni como fórmulas de Excel.

Las fechas, horas, números y separadores decimales pueden cambiar según los valores de FileMaker, la configuración regional y la interpretación de la aplicación de destino. Siempre que sea posible, exporte como texto los identificadores de exportación, códigos postales, números de teléfono y otros valores con ceros iniciales; de lo contrario, Excel puede eliminar los ceros. Compruebe las fórmulas y los caracteres especiales después de guardar en .xls, ya que la compatibilidad con el formato antiguo de Excel puede alterar las funciones no compatibles.

Los campos de contenedor no se conservan como celdas nativas de una hoja de cálculo. Exporte los documentos o imágenes por separado cuando deban seguir disponibles y compruebe cómo gestiona FileMaker cada campo de contenedor antes de eliminar la base de datos de origen. Un conjunto de datos que supere los límites de filas o columnas de XLS debe permanecer en .xlsx, dividirse en varios archivos u hojas de cálculo, o entregarse en un formato orientado a bases de datos. No cargue archivos FMP12 confidenciales en un conversor en línea: la base de datos puede contener registros, archivos de contenedor, metadatos relacionados con cuentas y otra información que va más allá de los datos visibles de la tabla.