Convertir MDF a XLS

Un destinatario puede necesitar un libro de Excel antiguo, o puede ser necesario editar y compartir un informe sin acceso a SQL Server. La exportación correcta depende de si el archivo .mdf es una base de datos de SQL Server o una imagen de disco óptico.

Qué es el formato MDF

En Microsoft SQL Server, .mdf es el archivo de datos principal de la base de datos. Almacena tablas, índices, vistas y otros objetos de la base de datos, normalmente junto con un archivo de registro de transacciones .ldf y, en ocasiones, uno o más archivos de datos secundarios .ndf. Los archivos MDF suelen encontrarse en instalaciones de SQL Server, carpetas de datos de aplicaciones y directorios de bases de datos copiadas.

Algunas aplicaciones de creación de imágenes de disco también utilizan .mdf para una imagen de CD o DVD, normalmente con un descriptor .mds asociado. Este tipo de MDF contiene sectores y archivos de disco, no tablas relacionales, por lo que no se puede exportar directamente como una hoja de cálculo.

Qué es el formato XLS

.xls es el formato binario de libro de Microsoft Excel 97–2003. Sigue siendo útil cuando el destinatario utiliza una versión anterior de Excel o un software que no puede abrir .xlsx. Admite las operaciones normales de las hojas de cálculo, incluidas fórmulas, filtrado, formato y gráficos.

Cada hoja de cálculo XLS está limitada a 65,536 filas y 256 columnas. Elija .xlsx en su lugar cuando la aplicación receptora lo admita o cuando el resultado pueda superar esos límites.

Exportar un archivo MDF de SQL Server

1. Realice una copia de trabajo del MDF y de sus archivos de registro y datos secundarios asociados. Nunca adjunte ni modifique la única copia de una base de datos de producción.
2. Instale o acceda a una instancia de SQL Server que pueda leer la base de datos. SQL Server Management Studio (SSMS) por sí solo no abre archivos MDF; se conecta a SQL Server Database Engine. SQL Server Express puede ser adecuado para bases de datos más pequeñas que no sean de producción.
3. En SSMS, conéctese a la instancia, haga clic con el botón derecho en Databases → Attach, seleccione el MDF y compruebe que las rutas .ldf y .ndf enumeradas sean correctas antes de adjuntarlo. Un MDF copiado sin su registro puede requerir una reconstrucción del registro o una reparación de la base de datos, lo que no debe intentarse en el archivo original.
4. Inspeccione la base de datos e identifique las tablas, vistas, columnas y filas necesarias. Una consulta puede filtrar o combinar datos, por ejemplo: SELECT CustomerID, Name, OrderDate, Total FROM dbo.Orders;
5. Haga clic con el botón derecho en la base de datos y seleccione Tasks → Export Data para abrir SQL Server Import and Export Wizard. Establezca SQL Server como origen y Microsoft Excel 97-2003 como destino; después, proporcione un nombre de archivo que termine en .xls.
6. Elija Copy data from one or more tables or views para una exportación directa de una tabla, o Write a query to specify the data to transfer para obtener resultados filtrados o combinados. Revise las asignaciones, los nombres de las hojas de cálculo, el tratamiento de valores null y los tipos de datos de destino antes de ejecutar la exportación.
7. Abra el libro en Excel o LibreOffice Calc y compruebe las fechas, los separadores decimales, los valores null, el texto largo, los ceros iniciales y el número de filas. Guarde una copia adicional .xlsx cuando no sea necesario utilizar el formato antiguo.

SSMS Import and Export Wizard es preferible a un conversor de archivos genérico porque lee las tablas y los tipos de datos de SQL Server. Si el destino de Excel no está disponible, instale el proveedor Microsoft Access Database Engine con la misma arquitectura de 32 o 64 bits que el asistente y, después, reinicie el asistente.

Para realizar exportaciones repetibles, escriba una consulta seleccionada en CSV con la utilidad bcp de SQL Server, abra el CSV en Excel y seleccione File → Save As → Excel 97-2003 Workbook (*.xls). Por ejemplo:

bcp "SELECT CustomerID, Name, OrderDate, Total FROM MyDb.dbo.Orders" queryout "C:\exports\orders.csv" -S localhost -T -c

-T utiliza la autenticación de Windows. Use -U para la autenticación de SQL Server y evite incluir una contraseña en un comando que pueda guardarse en el historial del shell.

Trabajar con un archivo MDF de disco óptico

Utilice una utilidad de imágenes de disco para montar la imagen, o ábrala y extráigala con una utilidad de archivado. WinCDEmu y AnyBurn pueden montar imágenes de disco habituales; 7-Zip puede extraer archivos cuando reconoce la imagen, pero no monta un disco virtual.

Si la imagen montada contiene un archivo CSV, XML u otro archivo tabular, ábralo en Excel o LibreOffice Calc y seleccione File → Save As con .xls como tipo de salida. Si contiene archivos PDF, audio, aplicaciones o medios de instalación, no existe una conversión automática significativa a una hoja de cálculo.

Opciones de conversión en línea y privacidad

Por lo general, los servicios en línea no pueden interpretar un MDF de SQL Server como una base de datos relacional. Exporte primero la tabla necesaria a CSV localmente y, después, utilice un servicio como CloudConvert o Zamzar para realizar únicamente la conversión de CSV a XLS cuando los datos no sean confidenciales y el servicio ofrezca actualmente ese formato de salida. Configure correctamente el delimitador y la codificación de caracteres del CSV, y revise el libro resultante.

No cargue archivos MDF que contengan registros de clientes, información financiera, credenciales o datos de aplicaciones propietarias en un conversor genérico. Una exportación local de SQL Server seguida de Excel o LibreOffice evita transmitir la base de datos y permite conservar un mayor control sobre los tipos y el formato.

Límites de calidad y compatibilidad

Los tipos de SQL Server no siempre se asignan correctamente al Excel antiguo. datetime2 y datetimeoffset pueden perder precisión o exportarse como texto, los enteros muy grandes pueden redondearse, las columnas binarias no son adecuadas para celdas normales y los identificadores, como los códigos postales, pueden perder los ceros iniciales a menos que se exporten como texto. Pruebe las fórmulas y la interpretación de fechas después de la exportación.

Divida los resultados grandes entre varias hojas de cálculo o archivos antes de alcanzar los límites de filas y columnas de XLS. Las columnas que contengan más de 32.767 caracteres también superan la longitud máxima de texto de una celda de Excel.