Convertir FP7 a XLS

Un destinatario puede necesitar un libro de Excel para la edición tabular, la generación de informes o la importación en software que no pueda leer una base de datos de FileMaker. Convertir los registros a .xls proporciona compatibilidad con instalaciones antiguas de Excel y sistemas empresariales heredados, pero no convierte la estructura de la base de datos.

Qué es el formato FP7

.fp7 es el formato de base de datos de FileMaker Pro utilizado por FileMaker Pro 7 hasta FileMaker Pro 11. Un archivo FP7 puede contener tablas, campos, relaciones, presentaciones, guiones, cálculos, listas de valores, campos contenedor, índices y permisos de cuentas. Las bases de datos empresariales antiguas, los sistemas de contactos, los inventarios, los registros de investigación y los archivos suelen utilizar este formato.

FP7 no es una hoja de cálculo. Los datos pueden distribuirse entre tablas relacionadas, mientras que una presentación puede mostrar valores calculados, de resumen o relacionados que no son columnas almacenadas ordinarias. Normalmente se necesita FileMaker Pro para interpretar correctamente la base de datos antes de exportarla.

Qué es el formato XLS

.xls es el formato binario de libro de Microsoft Excel, asociado principalmente con Excel 97–2003 y con integraciones de software antiguas. Almacena filas y columnas, fórmulas, formato básico y gráficos en una forma aceptada por aplicaciones que no admiten libros .xlsx más recientes.

Una hoja de cálculo XLS está limitada a 65,536 filas y 256 columnas. XLS no puede conservar las relaciones, presentaciones, guiones, privilegios, reglas de validación, índices, comportamiento de portales ni el esquema de la base de datos de FileMaker.

Cómo convertir FP7 a XLS

1. Realice una copia de seguridad del original. Trabaje con una copia de database.fp7. Obtenga las credenciales de cuenta necesarias si el archivo está protegido.
2. Abra la copia en FileMaker Pro. FileMaker Pro 11 puede abrir archivos FP7 sin modificarlos. FileMaker Pro 12 y posteriores pueden convertir generalmente un archivo FP7 al formato más reciente de FileMaker al abrirlo; conserve el original, ya que esa conversión crea un archivo nuevo y puede no ser reversible. Utilice una instalación compatible de FileMaker y confirme que los guiones, cálculos y relaciones se carguen correctamente.
3. Seleccione los registros necesarios. Abra la ocurrencia de tabla o presentación adecuada, realice una búsqueda si solo necesita un subconjunto y compruebe el número de registros encontrados. El contexto de la presentación activa afecta a los campos relacionados y calculados.
4. Elija File → Export Records.
5. En el cuadro de diálogo de exportación, seleccione los campos y el orden necesarios para la hoja de cálculo. Compruebe cuidadosamente los campos calculados, de resumen y relacionados; sus valores exportados dependen del registro actual, el contexto y el estado del cálculo.
6. Si la versión de FileMaker ofrece una opción de exportación a Excel, selecciónela y cree un archivo intermedio .xlsx. Las versiones de FileMaker compatibles con la exportación a Excel suelen producir libros de Excel más recientes en lugar del formato .xls antiguo.
7. Abra el libro intermedio en Microsoft Excel o LibreOffice Calc. En Excel, elija File → Save As, seleccione Excel 97-2003 Workbook (*.xls) y acepte la advertencia de formato. En Calc, elija File → Save As, seleccione Excel 97-2003 (.xls) y conserve el formato solicitado cuando se le indique.
8. Vuelva a abrir el archivo .xls resultante y compruebe el número de filas y columnas, los encabezados, las fechas, los valores numéricos, las fórmulas, los caracteres no ASCII, los valores en blanco y los campos identificadores, como los códigos postales o los números de cuenta.

Si la exportación directa a Excel no está disponible, utilice File → Export Records para crear un archivo CSV UTF-8. Abra el CSV mediante el proceso de importación de Excel o Calc, seleccione el delimitador correcto y la codificación UTF-8, establezca los identificadores como Texto para conservar los ceros iniciales y, a continuación, guárdelo como .xls. CSV conserva los valores tabulares, pero no conserva el formato, las fórmulas, las relaciones ni los datos de los contenedores de FileMaker.

Los servicios en línea generalmente no son una solución directa para FP7, ya que muchos no analizan la estructura propietaria de FileMaker. Para un archivo .xlsx no confidencial que FileMaker ya haya producido, servicios como Zamzar o CloudConvert pueden ofrecer conversión de .xlsx a .xls cuando ese par de formatos figure en sus sitios actuales. No cargue registros de bases de datos personales, regulados o comercialmente confidenciales sin autorización y verifique localmente el libro convertido.

Limitaciones de calidad y compatibilidad

• La exportación contiene campos seleccionados de registros seleccionados, no la aplicación original de FileMaker. Conserve el archivo FP7 por separado si necesita la lógica de la base de datos o el historial de auditoría.
• Los campos relacionados, los cálculos, los campos de resumen y los datos de los portales pueden depender del contexto de la presentación o del estado de los registros relacionados. Pruebe registros representativos antes de exportar todo el conjunto de datos.
• Los campos contenedor pueden contener imágenes, documentos, audio u otros archivos. La exportación a Excel puede no conservarlos como contenido incrustado utilizable; exporte por separado el contenido de los contenedores cuando deba conservarlo.
• Los campos repetidos, el texto con varios valores, las filas de los portales y los resúmenes no siempre se asignan a una única fila plana de XLS. Decida si debe aplanarlos, dividirlos en exportaciones separadas o conservar la base de datos de origen.
• Los conjuntos de datos que superen las 65,536 filas o las 256 columnas requieren varios archivos u hojas de cálculo, un libro .xlsx más reciente u otro formato de datos. Guardar fórmulas, formatos o datos de caracteres modernos como XLS puede provocar advertencias de compatibilidad o pérdida de características.