Convertir XLSX a MPP

Los equipos suelen recibir programaciones de tareas como libros de Excel, pero necesitan Microsoft Project para la programación basada en dependencias y la edición nativa de planes. La conversión del libro crea un plan .mpp que los usuarios de Project pueden revisar, recalcular y compartir.

Qué es el formato XLSX

.xlsx es el formato de libro basado en XML utilizado por Microsoft Excel, LibreOffice Calc, las exportaciones de Google Sheets y muchos sistemas empresariales. Almacena hojas de cálculo con celdas, fórmulas, tablas, formato, gráficos y reglas de validación. Los datos de Project suelen llegar en XLSX como una lista de tareas mantenida manualmente o como una exportación de un sistema ERP, de tickets o de informes.

Qué es el formato MPP

.mpp es el formato nativo de planes de proyecto de Microsoft Project. Puede almacenar tareas, niveles de esquema, calendarios, tiempo de trabajo, restricciones, dependencias, recursos, asignaciones, líneas base, progreso, vistas y metadatos de programación que una hoja de cálculo no modela de forma nativa.

MPP es el destino adecuado cuando el archivo debe editarse en Microsoft Project o recalcularse mediante su motor de programación. No es simplemente un archivo XLSX más pequeño o portable: solo las columnas de la hoja de cálculo que contienen datos de proyecto compatibles pueden asignarse a campos de Project.

Convertir XLSX con Microsoft Project desktop

Microsoft Project desktop es la opción más fiable porque su Excel Import Wizard asigna las columnas de la hoja de cálculo a campos nativos de Project. Project for the web y Microsoft Planner son productos independientes y no ofrecen el mismo flujo de importación de MPP de escritorio.

Prepare el libro antes de importarlo:

• Coloque una tarea o un recurso por fila y use una fila de encabezados.
• Use columnas como Task Name, Duration, Start, Finish, Predecessors, Resource Names y % Complete.
• Use fechas inequívocas, unidades de duración coherentes como 5d e identificadores de predecesoras o referencias de fila que puedan asignarse de forma coherente.
• Elimine las celdas combinadas, las filas de título decorativas, las filas de tareas vacías, las fórmulas de subtotales y los valores de fecha o duración ambiguos.

1. Abra Project desktop y seleccione File → Open → Browse.
2. Establezca el filtro de tipo de archivo en Excel Workbook (*.xlsx), seleccione el libro e inicie el Excel Import Wizard.
3. Elija New project, a menos que las filas deban agregarse a un plan existente.
4. Seleccione la hoja de cálculo y asigne las columnas a los campos de Project: los nombres de tareas a Name, las fechas a Start y Finish, las duraciones a Duration, los valores de dependencias a Predecessors y las personas o equipos a Resource Names.
5. Especifique si las filas representan tareas, recursos o asignaciones y complete la importación.
6. Revise el Gantt Chart, la jerarquía de esquema, las fechas, los calendarios, los vínculos, los modos de tarea y las asignaciones de recursos.
7. Guarde el resultado con File → Save As, seleccionando Project (*.mpp).

Una hoja de cálculo plana no proporciona información suficiente para que Project deduzca una estructura de desglose del trabajo, calendarios, tipos de tarea o dependencias correctos. Añada niveles de esquema y reglas de programación en Project después de la importación, o agregue los campos necesarios al libro antes de la conversión.

Convertidores en línea y software alternativo

Algunos servicios en línea, incluido Zamzar, ofrecen la conversión de XLSX a MPP. Pueden ser adecuados para una lista de tareas sencilla y no confidencial, pero la compatibilidad con campos de Project, dependencias, calendarios, recursos y versiones de MPP varía. Cargue únicamente los datos permitidos por su organización y abra el archivo descargado en Microsoft Project para verificarlo.

Para datos confidenciales o programaciones críticas, use Project desktop en lugar de un convertidor web genérico. Una aplicación de escritorio compatible con Project también puede importar Excel, pero confirme que pueda guardar un archivo MPP nativo y pruebe el resultado con la versión de Microsoft Project utilizada por los destinatarios.

Límites de calidad y compatibilidad

Las fórmulas de Excel, el formato condicional, los gráficos, las tablas dinámicas, los comentarios y el estilo de las celdas no se convierten en funciones equivalentes de Project. Una fecha o duración generada mediante una fórmula normalmente se importa como un valor; vuelva a crear la lógica de programación en Project.

No dé por hecho que los valores simultáneos de Duration, Start y Finish permanecerán sin cambios. Project puede recalcular las fechas según el modo de tarea, los calendarios, el tiempo de trabajo, los vínculos, las restricciones y la configuración de recursos. Revise los formatos regionales de fecha, los días festivos, las duraciones transcurridas, la sintaxis de las predecesoras y los nombres de recursos para evitar fechas incorrectas o recursos duplicados.

Las líneas base, los costos, los campos personalizados y los datos detallados de asignaciones normalmente requieren una asignación explícita o una reconstrucción manual. Conserve el XLSX original porque la conversión no es reversible y guarde el plan importado como un archivo MPP nuevo hasta haber comprobado su programación.