Convertir XLS a VSD

Es posible que una hoja de cálculo antigua deba representarse como un diagrama editable de Visio para un mapa de procesos, un organigrama o un diseño de red. El destino .vsd también es necesario cuando el destinatario o el archivo utiliza una instalación antigua de Visio.

Qué es el formato XLS

XLS es el formato binario de libro de trabajo de Microsoft Excel de Excel 97–2003. Puede contener hojas de cálculo, fórmulas, formato, gráficos, rangos con nombre y macros de VBA. Excel crea archivos XLS, mientras que LibreOffice Calc y otras aplicaciones de hojas de cálculo pueden abrirlos y guardarlos. XLS sigue siendo común en archivos empresariales antiguos, informes exportados y sistemas anteriores a .xlsx.

Qué es el formato VSD

VSD es el formato binario de dibujo de Microsoft Visio utilizado por Visio 2003–2010 y compatible con versiones de escritorio posteriores. Almacena formas editables, conectores, texto, páginas, capas, galerías de símbolos y propiedades de diagramas. VSD es adecuado para diagramas de flujo, planos de planta, organigramas, diagramas de procesos y diagramas de red destinados a una versión antigua de Visio. Los flujos de trabajo actuales de Visio normalmente utilizan .vsdx, que conserva las características más recientes de forma más fiable.

Cómo realizar la conversión

No existe una conversión general de uno a uno de las celdas de una hoja de cálculo a formas de Visio. Una hoja de cálculo debe contener relaciones de diagramas, o el diagrama debe crearse manualmente.

Generar un diagrama a partir de datos estructurados

1. Abra el archivo XLS en Excel y compruebe que los datos tengan encabezados de columna, valores coherentes y ninguna celda combinada en la tabla principal. Mantenga el archivo original sin cambios.
2. Si la versión instalada de Visio no acepta archivos XLS antiguos para la visualización de datos, guarde una copia de trabajo con File → Save As → Excel Workbook (*.xlsx). XLSX no puede almacenar macros de VBA, por lo que debe conservar el XLS o utilizar un formato compatible con macros cuando sea necesario preservar dichas macros.
3. Abra Microsoft Visio de escritorio y seleccione una plantilla de Data Visualizer, como Basic Flowchart o Cross-Functional Flowchart, desde File → New.
4. Elija Create from Data o Data → Create from Data, seleccione el libro y asigne los campos necesarios. Según la plantilla, estos pueden incluir un ID de proceso o forma, un ID del siguiente paso, el tipo de forma, la etiqueta y la persona responsable.
5. Revise las páginas generadas en Visio. Corrija las asignaciones de formas, las direcciones de los conectores, las etiquetas y el diseño; las relaciones de la hoja de cálculo determinan el resultado, y los datos tabulares normales no se convierten automáticamente en un diagrama significativo.
6. Guarde el documento maestro editable como diagram.vsdx mediante File → Save As. A continuación, elija Visio 2003-2010 Drawing (*.vsd) y guarde una copia de compatibilidad independiente como diagram.vsd.

La disponibilidad de Data Visualizer depende de la edición y la versión de Visio. Si la plantilla o el comando Create from Data no están disponibles, cree el dibujo manualmente o utilice un script controlado basado en el modelo de objetos de Visio.

Crear el dibujo manualmente

Si el libro contiene mediciones, registros financieros, inventarios u otras tablas en lugar de relaciones de procesos, identifique las entidades y relaciones que desea mostrar y, a continuación, dibújelas con formas y conectores de Visio. Copiar celdas en Visio generalmente crea una tabla pegada o un objeto de Excel incrustado, no geometría nativa de Visio.

Para incrustar una hoja de cálculo en lugar de crear un diagrama, utilice Insert → Object → Create from File en Visio y seleccione el archivo XLS. Esto coloca el libro en el dibujo, pero no convierte sus celdas en formas editables de Visio; para editar el contenido incrustado puede ser necesario utilizar Excel.

Servicios de conversión en línea

CloudConvert y Convertio son servicios generales consolidados, pero una lista en línea para XLS y VSD no garantiza un dibujo nativo y editable de Visio. Muchos servicios producen un PDF, una imagen o un archivo renombrado en lugar de un VSD válido. Utilice un servicio en línea únicamente si admite explícitamente este par, pruebe el resultado con una muestra no confidencial y ábralo en Visio antes de confiar en él. Excel y Visio de escritorio son la opción más segura para libros confidenciales y para conservar la estructura del diagrama.

Limitaciones de calidad y compatibilidad

• Las fórmulas, los gráficos, las macros, las tablas dinámicas, la configuración de impresión y el formato del libro no se convierten en objetos equivalentes de Visio. Conserve el XLS o XLSX de origen junto con el archivo VSD.
• Guardar un dibujo actual como VSD puede eliminar o modificar temas más recientes, gráficos de datos, contenedores, metadatos de formas y otras características que superan las capacidades del formato antiguo.
• Abra el VSD guardado en la versión más antigua de Visio que deba admitirlo e inspeccione cada página, conector, fuente y objeto incrustado.
• Utilice VSD únicamente para compatibilidad con versiones antiguas. Use VSDX como formato de trabajo cuando todos los destinatarios utilicen una versión actual de Visio.