Convertidor online gratuito de XLS a DBF

Los programas antiguos de GIS, contabilidad y bases de datos pueden requerir una tabla DBF en lugar de un libro de Excel. Al convertir la hoja de cálculo se produce una tabla plana que el software antiguo puede abrir, editar o importar.

Qué es el formato XLS

XLS es el formato binario de libro de Microsoft Excel para Excel 97–2003, también compatible con aplicaciones como LibreOffice Calc. Un archivo XLS puede contener varias hojas de cálculo, fórmulas, formato, gráficos, celdas combinadas y valores tipados, pero estas características del libro no se pueden asignar directamente a una tabla DBF.

Qué es el formato DBF

DBF es el formato de tabla dBASE utilizado por dBASE, FoxPro, Visual FoxPro, sistemas de contabilidad antiguos y algunas aplicaciones de GIS. Almacena registros como filas y columnas con tipos de campo como character, numeric, logical y date; algunas variantes también admiten memo fields.

DBF resulta útil cuando el programa de destino espera específicamente una tabla dBASE. Su estructura sencilla y relativamente compacta es fácil de leer para el software antiguo, pero no almacena el diseño de la hoja de cálculo, el formato de las celdas, los gráficos, las relaciones del libro ni las fórmulas de la hoja de cálculo.

Cómo convertir un archivo XLS

Uso de LibreOffice Calc

1. Realice una copia de seguridad del archivo .xls original. Mantenga una tabla de datos por hoja de cálculo, con los nombres de las columnas en la primera fila.
2. Elimine las filas de título, las celdas combinadas, las celdas de encabezado vacías, los subtotales y el formato decorativo que no forme parte de los datos.
3. Abra el libro en LibreOffice Calc y seleccione la hoja de cálculo que desea exportar. El formato DBF almacena una tabla, por lo que debe exportar cada hoja de cálculo necesaria por separado.
4. Seleccione File → Save As.
5. Seleccione dBASE (*.dbf) como tipo de archivo, introduzca un nombre de archivo y seleccione Save.
6. Confirme el uso del formato dBASE. Si Calc muestra una opción de codificación o conjunto de caracteres, seleccione la página de códigos requerida por la aplicación de destino.
7. Abra el archivo .dbf resultante en el programa de destino y revise los nombres de los campos, las fechas, los números, los identificadores y el texto no ASCII.

Uso del convertidor integrado

Para realizar la conversión sin instalar software, cargue el archivo .xls en el convertidor gratuito de 101convert.com, seleccione DBF como formato de salida, inicie la conversión y descargue el archivo .dbf resultante. Verifique la tabla descargada en la aplicación que la utilizará, especialmente cuando el libro contenga varias hojas de cálculo o texto en idiomas distintos del inglés.

Uso de una aplicación de bases de datos

Microsoft Access puede importar una hoja de cálculo XLS como tabla y, en las versiones que ofrecen exportación a dBASE, exportar dicha tabla mediante External Data → Export → More → dBase File. Este método resulta útil cuando es necesario filtrar registros o ajustar los tipos de campo antes de la exportación. El texto exacto de los menús y los formatos de exportación disponibles dependen de la versión de Access.

Problemas de compatibilidad y pérdida de datos

• Las características del libro se descartan. La salida DBF contiene registros y campos, no hojas de cálculo, fórmulas, formato, gráficos ni rangos con nombre. Las celdas con fórmulas se exportan como sus valores calculados o como datos normales, no como fórmulas reutilizables.
• Los nombres de los campos pueden acortarse. La convención dBASE III, ampliamente compatible, permite nombres de campo de hasta 10 caracteres. Cambie el nombre de los encabezados XLS largos o duplicados antes de la exportación; de lo contrario, el software puede truncarlos o modificarlos.
• Los tipos de columna pueden cambiar. Una columna que contenga texto y números puede exportarse como datos de tipo character. Los valores vacíos o incoherentes pueden generar campos en blanco, valores predeterminados o errores de conversión, según el software y la variante de DBF.
• Conserve los identificadores deliberadamente. Los códigos postales, números de cuenta y otros valores con ceros iniciales deben almacenarse como texto en XLS antes de la conversión. Los números grandes pueden perder precisión si se tratan como campos numeric.
• Es necesario comprobar las fechas. Los campos date estándar de DBF normalmente almacenan una fecha de calendario, no un valor de hora del día ni una marca de tiempo con reconocimiento de zona horaria. Revise las columnas de fecha y hora después de la exportación.
• La codificación no es uniforme. Muchas implementaciones de DBF utilizan una página de códigos antigua en lugar de Unicode. Seleccione la codificación esperada por el programa de destino y pruebe los caracteres acentuados, cirílicos, griegos o asiáticos.
• Los límites varían según la variante de DBF. Los anchos de campo, los tamaños de registro, la compatibilidad con memo fields, el tratamiento de valores null y los tamaños máximos de las tablas varían entre las implementaciones de dBASE, FoxPro y GIS. Utilice la variante requerida por la aplicación receptora y pruebe un archivo representativo.