Convertidor online gratuito de ODS a MDB

Los programas desarrollados para Microsoft Access pueden requerir una base de datos .mdb en lugar de una hoja de cálculo OpenDocument. La conversión también resulta útil cuando los datos de una hoja de cálculo deben convertirse en tablas de Access consultables para consultas, formularios o informes.

Qué contienen ODS y MDB

ODS es el formato OpenDocument Spreadsheet utilizado por LibreOffice Calc, Apache OpenOffice Calc y otras aplicaciones de hojas de cálculo. Puede contener varias hojas de cálculo, fórmulas, gráficos, formato, filtros y tablas de datos.

MDB es el formato de base de datos heredado de Microsoft Access basado en el motor de base de datos Jet. Un archivo MDB puede contener tablas relacionadas, consultas, formularios, informes, índices y macros, por lo que permite gestionar datos estructurados en lugar de limitarse a una cuadrícula de celdas. Las versiones de Access a partir de 2007 utilizan principalmente .accdb, pero todavía pueden crear o abrir bases de datos MDB cuando están disponibles las opciones de compatibilidad y el motor de base de datos necesarios.

MDB es adecuado para aplicaciones antiguas de Access y para la compatibilidad con sistemas que requieren específicamente bases de datos Jet. Tiene un tamaño máximo de archivo de aproximadamente 2 GB y es menos adecuado que ACCDB para las funciones más recientes de Access, grandes conjuntos de datos y el desarrollo de aplicaciones modernas.

Cómo convertir ODS a MDB

Normalmente no existe una conversión directa y sin pérdidas de ODS a MDB porque los formatos representan estructuras diferentes. El método de escritorio más fiable consiste en exportar cada hoja de cálculo como texto delimitado, importarla en Access y definir allí la estructura de la base de datos.

1. Abra el archivo ODS en LibreOffice Calc o Apache OpenOffice Calc. Revise los nombres de las hojas de cálculo, las filas de encabezado, las fórmulas, las celdas combinadas, las filas ocultas y los valores incoherentes antes de exportar.
2. Exporte cada hoja de cálculo que se convertirá en una tabla mediante File → Save As. Seleccione Text CSV (.csv) y configure el delimitador, el calificador de texto, la codificación de caracteres y la configuración decimal. Exporte las hojas de cálculo por separado cuando el libro contenga varias tablas.
3. Abra Microsoft Access y cree una base de datos en blanco en formato .mdb, o abra un archivo MDB existente. En las versiones más recientes de Access, seleccione el formato de base de datos heredado al crear o convertir el archivo; de lo contrario, Access podría crear un archivo .accdb.
4. Importe cada CSV con External Data → New Data Source → From File → Text File o con el comando equivalente External Data → Text File en las versiones anteriores de Access. Elija Import the source data into a new table o anéxelo a una tabla existente.
5. En el asistente de importación, especifique si la primera fila contiene nombres de campos, confirme el delimitador y el calificador de texto, y establezca el tipo de datos de cada campo. Elija una clave principal o permita que Access agregue un campo de ID cuando el origen no tenga un identificador único fiable.
6. Repita la importación para las demás hojas de cálculo. Cree índices, relaciones, reglas de validación, consultas, formularios e informes en Access después de importar las tablas; luego guarde y pruebe la base de datos MDB.

Para un archivo que solo contiene una tabla sencilla, 101convert.com puede ofrecer una conversión en línea sin instalar software. Los libros complejos aún requieren revisar las tablas resultantes y reconstruir las relaciones de la base de datos en Access.

Limitaciones de calidad y compatibilidad

• CSV conserva los valores de las celdas y la estructura básica del texto, pero no las fórmulas, los gráficos, el formato, varias hojas de cálculo, los comentarios, los rangos con nombre ni la configuración de impresión de la hoja de cálculo. Las celdas con fórmulas normalmente se importan como sus resultados mostrados, por lo que debe recalcular y verificar los valores antes de exportar.
• Access deduce los tipos de campos a partir de filas de muestra. Los números y textos combinados, los valores vacíos, los identificadores largos, los ceros iniciales, los porcentajes y las fechas pueden interpretarse incorrectamente. Establezca los tipos de campos manualmente e importe identificadores como códigos postales o códigos de productos como texto corto.
• La codificación y los separadores son importantes. Use UTF-8 cuando esté disponible, seleccione el mismo delimitador utilizado durante la exportación y verifique los caracteres acentuados, las comillas, los saltos de línea incrustados y las comas decimales después de la importación.
• Una hoja de cálculo no se convierte automáticamente en un diseño relacional normalizado. Si el libro contiene grupos repetidos o varias hojas relacionadas, impórtelos en tablas separadas y cree claves principales y externas en lugar de conservar columnas duplicadas.
• Las reglas de Access para nombres de tablas y campos, las palabras reservadas, las longitudes máximas de los campos y el límite de tamaño de los archivos MDB pueden requerir cambiar el nombre de los campos, acortar los valores o dividir una base de datos grande.
• Revise las fechas, las horas, los valores booleanos, los valores nulos, las columnas calculadas y las filas duplicadas en Access. Una importación correcta confirma la estructura del archivo, pero no que todos los valores hayan conservado su significado previsto.