Convertidor online gratuito de EXCEL a MDB

Muchas aplicaciones antiguas de Microsoft Access, sistemas de generación de informes y dispositivos requieren una base de datos .mdb en lugar de un libro de Excel. La conversión del libro crea tablas de Access que pueden ser consultadas y editadas por software que no admite .xlsx o .xls directamente.

Qué es el formato Excel

Microsoft Excel moderno normalmente utiliza el formato .xlsx; Excel 97–2003 utiliza .xls. Los libros pueden contener hojas de cálculo, fórmulas, formato, gráficos, filtros, tablas dinámicas y macros. Microsoft Excel crea estos archivos, mientras que aplicaciones como LibreOffice Calc pueden abrir y guardar libros compatibles.

Excel está diseñado para realizar cálculos y presentar información, no necesariamente para almacenar bases de datos. Una hoja de cálculo puede contener varias tablas no relacionadas, filas de título, celdas combinadas, líneas en blanco, fórmulas o valores incoherentes, por lo que debe limpiarse antes de realizar una importación fiable a una base de datos.

Qué es el formato MDB

.mdb es el formato de base de datos de Microsoft Access utilizado principalmente por Access 2003 y versiones anteriores. Las versiones de escritorio más recientes de Access normalmente pueden abrir y crear bases de datos MDB mediante el formato de archivo de Access 2002–2003. Un archivo MDB puede contener tablas, consultas, formularios, informes, macros, relaciones e índices.

MDB es adecuado cuando una aplicación antigua requiere específicamente una base de datos de Access o cuando los datos de una hoja de cálculo necesitan campos tipificados, claves principales, consultas y relaciones. Sus principales limitaciones técnicas son el motor de base de datos de Access antiguo y un tamaño máximo de archivo de base de datos de aproximadamente 2 GB. Las aplicaciones que requieren funciones más recientes de Access pueden necesitar .accdb.

Convertir con Microsoft Access

1. Prepare el libro. Coloque una tabla lógica en cada hoja de cálculo, mantenga una fila de encabezado, elimine las filas de título decorativas y las celdas combinadas, y utilice un tipo de valor coherente en cada columna.
2. Abra la versión de escritorio de Microsoft Access y seleccione File → New → Blank database.
3. En una versión reciente de Access, elija el formato de base de datos Access 2002–2003 al guardar y, a continuación, asigne a la base de datos un nombre de archivo .mdb. En versiones anteriores de Access, cree la base de datos en blanco normalmente y confirme que su extensión sea .mdb.
4. Seleccione External Data → New Data Source → From File → Excel.
5. Seleccione el libro .xls o .xlsx, elija Import the source data into a new table in the current database y seleccione OK.
6. Seleccione la hoja de cálculo o el rango con nombre. Active First Row Contains Column Headings cuando la primera fila contenga nombres de campos.
7. Revise los nombres de campo, los tipos de datos y los tamaños de campo detectados. Utilice Date/Time para las fechas reales, un tipo numérico adecuado para los números y Long Text para los valores que superen los límites habituales del texto corto.
8. Elija una clave principal. Access puede agregar un campo ID, utilizar una columna única existente o dejar la tabla sin una clave principal cuando corresponda.
9. Establezca el nombre de la tabla de destino, finalice el asistente e inspeccione los registros importados. Repita el proceso para cada hoja de cálculo que deba convertirse en una tabla independiente.

Después de importar las tablas relacionadas, utilice Database Tools → Relationships para conectar los campos de clave correspondientes. Una clave principal debe contener valores únicos y no vacíos, y los campos de clave externa relacionados deben utilizar tipos de datos compatibles.

Convertir sin software de escritorio

Puede convertir el archivo en 101convert.com de forma gratuita y sin instalar software: abra el convertidor de EXCEL a MDB, cargue el archivo .xls o .xlsx, inicie la conversión y descargue el archivo .mdb resultante. Compruebe la base de datos descargada en Access antes de utilizarla, especialmente cuando el libro contenga varias hojas, fórmulas o datos confidenciales.

Limitaciones de calidad y compatibilidad

La conversión transfiere datos de celdas tabulares; normalmente no convierte las fórmulas de Excel, los gráficos, el formato condicional, las tablas dinámicas ni los diseños de las hojas de cálculo en objetos equivalentes de Access. Las celdas con fórmulas pueden importarse como sus últimos valores calculados, en lugar de como fórmulas editables, dependiendo del método de conversión y de si el libro se volvió a calcular antes de la importación.

Los valores mixtos en una misma columna de Excel pueden hacer que Access infiera el tipo de campo incorrecto o rechace valores que no coincidan con el tipo inferido. Compruebe las columnas que contengan números mezclados con texto, fechas almacenadas como cadenas, valores en blanco, símbolos de moneda, ceros iniciales, números de teléfono, códigos postales u otros identificadores. Importe los identificadores como texto cuando deba conservarse su formato.

Los libros protegidos con contraseña, dañados, vinculados externamente o muy grandes pueden no importarse correctamente. Las macros requieren un tratamiento independiente y no se convierten automáticamente en código VBA equivalente de Access. Confirme que la aplicación receptora admita MDB, ya que las funciones, los tipos de datos y las opciones de seguridad más recientes de Access pueden requerir .accdb en lugar de .mdb.