Convertidor online gratuito de EXCEL a ACCDB

Microsoft Access requiere que los datos de una hoja de cálculo se importen en una base de datos .accdb cuando los datos deben admitir tablas relacionales, consultas, formularios o informes. La conversión también resulta útil cuando el destinatario o la aplicación empresarial acepta bases de datos de Access, pero no libros de Excel.

Qué es el formato Excel

Los libros de Excel normalmente utilizan .xlsx; Excel 97–2003 utilizaba .xls. Microsoft Excel, LibreOffice Calc, Apple Numbers y los sistemas de informes pueden crear o exportar estos archivos.

Un libro puede contener varias hojas de cálculo, fórmulas, formato, gráficos, rangos con nombre, tablas dinámicas y macros. Excel es principalmente un formato de hoja de cálculo: las hojas de cálculo no proporcionan automáticamente relaciones de base de datos, claves principales, integridad referencial ni tipos de campo aplicados de forma coherente.

Qué es el formato ACCDB

.accdb es el formato de base de datos de Microsoft Access introducido con Access 2007. Puede almacenar tablas, relaciones, consultas, formularios, informes, macros, índices y reglas de validación en un solo archivo de base de datos.

ACCDB es adecuado para tablas relacionadas, consultas estructuradas, identificadores únicos, formularios de entrada de datos y aplicaciones de bases de datos de escritorio pequeñas o medianas. No sustituye a una base de datos de servidor en cargas de trabajo con alta concurrencia o de gran tamaño; SQL Server, PostgreSQL u otra plataforma de servidor pueden ser más adecuadas. Las versiones antiguas de Access, incluido Access 2003, no pueden abrir archivos ACCDB sin un componente de compatibilidad.

Cómo convertir Excel a ACCDB

Microsoft Access proporciona la conversión más controlable porque importa el libro en tablas y permite revisar los tipos de campo y las claves.

1. Prepare el libro. Asigne a cada hoja de cálculo importada una fila de encabezado, elimine las filas de título y las filas en blanco decorativas, y mantenga un solo tipo de datos en cada columna. Guárdelo como .xlsx o .xls.
2. Abra Access, seleccione Blank database, introduzca un nombre de base de datos que termine en .accdb y seleccione Create.
3. Seleccione External Data → New Data Source → From File → Excel, elija el libro y seleccione Import the source data into a new table in the current database.
4. Elija la hoja de cálculo o el rango con nombre. Habilite First Row Contains Column Headings cuando la primera fila contenga nombres de campos.
5. Revise los nombres y tipos de campo detectados. Utilice texto para los identificadores que contengan ceros iniciales y compruebe que los campos de fecha, moneda, enteros y decimales no se hayan inferido incorrectamente.
6. Elija una opción de clave principal. Utilice una columna existente solo si sus valores son únicos y nunca están en blanco; de lo contrario, permita que Access agregue un campo de ID o cree uno posteriormente.
7. Introduzca un nombre para la tabla, seleccione Finish e inspeccione los registros importados. Repita la importación para cada hoja de cálculo que deba convertirse en una tabla.
8. Para las tablas relacionadas, seleccione Database Tools → Relationships y cree relaciones entre los campos de clave coincidentes. Después, cree las consultas, los formularios o los informes necesarios.

Para mantener el libro como origen en lugar de copiar sus datos, seleccione External Data → New Data Source → From File → Excel → Link to the data source by creating a linked table. Una tabla vinculada almacena la conexión en el archivo ACCDB, no una copia completa de la hoja de cálculo, por lo que el libro debe permanecer disponible y los cambios en su estructura pueden romper el vínculo.

Uso del convertidor en línea integrado

Puede convertir el archivo en 101convert.com de forma gratuita sin instalar software: cargue el archivo de Excel, seleccione ACCDB como formato de salida cuando esté disponible, ejecute la conversión y descargue el resultado. Abra el resultado en Access y verifique las tablas, los registros, los tipos de campo y los campos de clave. No cargue datos confidenciales o regulados a menos que el servicio esté aprobado para ese tipo de datos.

Limitaciones de calidad y compatibilidad

• Las fórmulas de Excel generalmente se importan como sus valores mostrados o calculados, no como fórmulas de hoja de cálculo. Los gráficos, las tablas dinámicas, el formato, el formato condicional y el diseño de Excel no se convierten en objetos equivalentes de Access.
• Normalmente, cada hoja de cálculo se convierte en una tabla independiente. Los valores repetidos, las celdas combinadas, los subtotales, los encabezados mixtos y las filas separadoras en blanco deben eliminarse o normalizarse antes de la importación.
• Los valores mixtos en una columna pueden hacer que Access elija un tipo inadecuado u omita valores incompatibles. La configuración regional puede afectar a la interpretación de las fechas.
• Importe los identificadores como 00127 como texto; importarlos como números elimina los ceros iniciales. Los identificadores numéricos largos también deben almacenarse como texto cuando sean etiquetas en lugar de valores.
• Las macros de Excel, los vínculos externos, las hojas protegidas y el código VBA no se convierten automáticamente en objetos equivalentes de Access. Vuelva a crear la lógica necesaria en Access o migrela manualmente.
• Un archivo ACCDB tiene un tamaño máximo de 2 GB, sin incluir los datos almacenados en orígenes externos vinculados. Utilice Database Tools → Compact and Repair Database después de importaciones importantes y divida los datos o muévalos a una base de datos de servidor cuando el archivo se aproxime al límite.