Convertidor online gratuito de ODS a ACCDB

Una aplicación de Microsoft Access o un flujo de trabajo de informes puede requerir una base de datos .accdb en lugar de un libro .ods basado en celdas. La conversión transforma los rangos de las hojas de cálculo en tablas de base de datos, por lo que es necesario comprobar los tipos de campo, las claves, las relaciones y las fórmulas después de la importación.

Qué es el formato ODS

ODS (OpenDocument Spreadsheet) es un formato de libro basado en XML y de estándar abierto definido por el estándar OpenDocument. Almacena hojas de cálculo, celdas, fórmulas, formato, gráficos y metadatos de la hoja de cálculo.

LibreOffice Calc utiliza ODS como formato predeterminado, y Apache OpenOffice y otras aplicaciones compatibles con OpenDocument pueden abrirlo y editarlo. Los archivos ODS son comunes en implementaciones de oficina de código abierto y en organizaciones que utilizan estándares abiertos en lugar de formatos de hoja de cálculo propietarios.

Qué es el formato ACCDB

ACCDB es el formato de base de datos de Microsoft Access introducido con Access 2007. Un archivo ACCDB puede contener tablas relacionadas, consultas, formularios, informes, macros, índices, reglas de validación y relaciones.

Access está diseñado para registros estructurados y datos relacionales, no para hojas de cálculo visuales. Una base de datos ACCDB resulta útil cuando los datos necesitan entrada controlada, consultas repetibles, informes, índices o varias tablas relacionadas. No conserva el diseño, los gráficos ni el comportamiento de hoja de cálculo de un libro ODS como objetos equivalentes de Access.

Cómo convertir ODS a ACCDB

Método de escritorio con LibreOffice y Microsoft Access

1. Abra el archivo ODS en LibreOffice Calc. Inspeccione cada hoja de cálculo e identifique los rangos que deberían convertirse en tablas.
2. Limpie cada rango de tabla antes de exportarlo. Quite las celdas combinadas, las filas de título decorativas, las celdas de encabezado vacías, los encabezados repetidos, los subtotales dentro de los datos y las columnas completamente vacías. Mantenga una fila de encabezado con nombres de campo únicos y descriptivos.
3. Guarde un archivo Excel intermedio mediante File → Save As. Elija Excel 2007–365 (*.xlsx) y confirme la selección del formato. Access no importa de forma nativa hojas de cálculo ODS mediante su asistente estándar de importación de Excel.
4. Abra Microsoft Access y cree una base de datos en blanco mediante File → New → Blank database. Guarde la base de datos como un archivo .accdb.
5. Importe el libro mediante External Data → New Data Source → From File → Excel. Seleccione el archivo .xlsx y elija Import the source data into a new table in the current database.
6. Seleccione la hoja de cálculo o el rango con nombre, indique que la primera fila contiene nombres de campo y revise los tipos de campo detectados por Access. Elija una clave principal cuando corresponda. Almacene identificadores como códigos postales, códigos de producto y números de factura como Short Text si es necesario conservar los ceros iniciales o los caracteres no numéricos.
7. Repita la importación para las demás hojas de cálculo. Cambie el nombre de las tablas resultantes y cree relaciones mediante Database Tools → Relationships. Las pestañas de las hojas de cálculo no suelen contener información fiable sobre claves principales o claves externas, por lo que normalmente es necesario crear manualmente las relaciones y los índices.
8. Compare el número de registros de las tablas y las hojas de cálculo, las fechas, los valores decimales, las celdas vacías, el texto largo y los valores de los identificadores. Pruebe consultas representativas antes de utilizar la base de datos en producción.

Alternativa con CSV

Si la importación de Excel produce conversiones no deseadas, exporte cada hoja de cálculo limpiada desde Calc como CSV mediante File → Save As. En Access, utilice External Data → New Data Source → From File → Text File y, a continuación, seleccione el delimitador, el calificador de texto, la opción de fila de encabezado, los tipos de campo y la configuración de la clave principal en el asistente de importación. CSV solo transporta valores; no conserva fórmulas, varias hojas de cálculo, formato ni la estructura del libro.

Conversión basada en navegador

Los usuarios pueden convertir el archivo en 101convert.com de forma gratuita y sin instalar software. Después de descargar el resultado ACCDB, ábralo en Microsoft Access e inspeccione sus tablas, tipos de campo, relaciones y número de registros; la conversión automatizada no puede inferir de forma fiable un esquema relacional completo a partir de todas las hojas de cálculo. No cargue datos confidenciales o regulados a menos que las condiciones de tratamiento de datos del servicio cumplan sus requisitos.

Limitaciones de calidad y compatibilidad

• La conversión de ODS a ACCDB suele ser una operación de importación y diseño de esquema, no una reescritura directa de formato. Una hoja de cálculo puede convertirse en una tabla, pero un libro puede requerir varias tablas normalizadas o no contener ninguna estructura de tabla válida.
• Las fórmulas de las hojas de cálculo pueden llegar como sus últimos valores calculados, en lugar de convertirse en expresiones equivalentes de Access. Vuelva a crear los cálculos importantes en consultas, expresiones o VBA de Access después de la importación.
• Los gráficos, el formato condicional, las tablas dinámicas, la configuración de impresión, los diseños con celdas combinadas y las macros de las hojas de cálculo no se convierten en objetos equivalentes de Access.
• La detección automática de tipos puede gestionar incorrectamente columnas mixtas, fechas, monedas, porcentajes, valores booleanos, cadenas vacías y números con ceros iniciales. Establezca los tipos de campo manualmente cuando los datos lo requieran.
• Access tiene un tamaño máximo de archivo de base de datos de 2 GB. Los libros muy grandes pueden requerir bases de datos independientes, importaciones filtradas u otra plataforma de base de datos.
• La importación de Excel puede depender de Microsoft ACE Database Engine, especialmente en equipos que no tienen los componentes correspondientes de Microsoft Office o Access. La arquitectura de 32 bits o 64 bits del motor debe coincidir con el entorno de Access instalado.