Convertir FP3 a EXCEL

Los registros archivados de FileMaker a menudo deben entregarse a personas que usan Excel o cargarse en sistemas de informes y contabilidad que aceptan hojas de cálculo. Exportar los registros de la base de datos a .xlsx facilita filtrar, inspeccionar y compartir los datos sin distribuir el archivo original de FileMaker.

Qué es un archivo FP3

.fp3 es un formato de base de datos heredado de FileMaker Pro 3 o FileMaker Pro 4. Puede almacenar registros, campos, presentaciones, scripts, listas de valores, privilegios de acceso, relaciones con otros archivos de FileMaker y referencias o datos de campos contenedores; no es un libro de Excel ni una tabla de texto.

FileMaker Pro 5 y 6 normalmente usan .fp5, FileMaker Pro 7–11 usan .fp7 y FileMaker Pro 12 y posteriores usan .fmp12. Las versiones actuales de Claris FileMaker Pro no abren directamente archivos .fp3.

Qué significa el resultado de Excel

Excel es una aplicación, no un único formato de archivo. Para un libro actual, use .xlsx; use .csv o texto delimitado por tabulaciones solo cuando el sistema receptor requiera específicamente texto sin formato. Un libro .xlsx admite hojas de cálculo, formato, fórmulas, filtros, tablas dinámicas y gráficos, mientras que CSV almacena únicamente valores de celdas sin formato en una sola tabla.

Una exportación de FileMaker transfiere los valores de los campos seleccionados a filas y columnas. No recrea en Excel las presentaciones, scripts, conjuntos de privilegios, botones, relaciones, búsquedas ni el comportamiento de la base de datos de FileMaker.

Convertir la base de datos mediante FileMaker

1. Copie el archivo original .fp3 y cualquier archivo de FileMaker relacionado en una carpeta de trabajo. Mantenga los originales sin cambios. Una solución puede depender de bases de datos relacionadas, archivos contenedores externos o scripts que no sean necesarios para una exportación simple de registros, pero que sí pueden ser necesarios para interpretar los datos.
2. Use FileMaker Pro 11 para abrir y convertir el archivo a .fp7. FileMaker Pro 11 es el puente habitual para los formatos de FileMaker 3–6, pero es software retirado; ejecútelo únicamente en un entorno heredado controlado y, preferiblemente, sin conexión. Si no tiene una copia con licencia, recurra a un especialista en migración de FileMaker en lugar de usar un sitio de conversión de archivos no verificado.
3. Introduzca credenciales válidas de FileMaker. La protección mediante contraseña no se puede eliminar cambiando el nombre del archivo ni importando el archivo en Excel.
4. Compruebe los registros que desea exportar. Records → Show All Records exporta la tabla completa; File → Export Records exporta, de lo contrario, únicamente el conjunto encontrado actual.
5. En File → Export Records, elija una opción de libro de Excel si está disponible y guarde el archivo como records.xlsx. Seleccione los campos necesarios y establezca su orden de exportación. Si la versión de FileMaker instalada no puede exportar a .xlsx, exporte como texto separado por tabulaciones o CSV.
6. Abra una exportación CSV o delimitada por tabulaciones en Excel mediante Data → From Text/CSV, seleccione el delimitador correcto y asigne a las columnas sensibles, como los identificadores y códigos postales, el tipo Text. Guarde los datos importados con File → Save As → Excel Workbook (*.xlsx).

Si la base de datos convertida debe seguir siendo utilizable en FileMaker moderno, abra el archivo .fp7 resultante en FileMaker Pro 12 o posterior y conviértalo a .fmp12. Esta conversión adicional no es necesaria cuando el único requisito es una exportación a Excel.

No cambie el nombre de .fp3 a .xls o .xlsx; cambiar una extensión no convierte el archivo. Los convertidores generales en línea no son una opción fiable para este formato de base de datos propietario y son inapropiados para archivos que contienen datos de clientes, empleados, información financiera o datos de salud.

Comprobaciones de datos y límites de compatibilidad

• Excel convierte automáticamente los valores a menos que los tipos de importación se establezcan explícitamente. Trate los números de cuenta, números de teléfono, códigos de producto, códigos postales e identificadores como texto. Excel conserva solo 15 dígitos significativos en un valor numérico, por lo que los identificadores numéricos más largos deben importarse como texto.
• Confirme la interpretación de las fechas después de la importación, especialmente cuando el archivo de FileMaker y Excel usen convenciones regionales de fecha diferentes. Revise los valores calculados, de resumen y de campos relacionados comparándolos con la base de datos original antes de basarse en ellos.
• Una hoja de cálculo de Excel admite como máximo 1,048,576 filas y 16.384 columnas. Divida las exportaciones más grandes entre varias hojas o archivos.
• Los campos contenedores no se convierten en archivos adjuntos de Excel plenamente utilizables. Exporte por separado el contenido de los campos contenedores desde FileMaker cuando sea necesario y, después, incluya los nombres de archivo, las rutas o los hipervínculos en la hoja de cálculo.
• CSV no conserva el formato de Excel, las fórmulas, varias hojas de cálculo ni tipos de datos fiables. Prefiera .xlsx para una hoja de cálculo reutilizable; conserve CSV únicamente para los sistemas que lo requieran.