Convertir OFX a XLS

Los bancos suelen proporcionar descargas de transacciones en formato OFX, mientras que los sistemas contables antiguos y las plantillas de hojas de cálculo pueden aceptar únicamente XLS. La conversión de los datos crea filas editables para ordenarlas, realizar cálculos, elaborar informes o importarlas en software que no puede leer OFX.

Qué es OFX

OFX (Open Financial Exchange) es un formato estructurado para transferir datos de cuentas, saldos, extractos y transacciones entre instituciones financieras y software de finanzas personales. Los bancos suelen utilizar .ofx; .qfx es una variante relacionada que utilizan algunas instituciones y aplicaciones financieras. Un archivo OFX puede contener fechas, beneficiarios, notas, importes, tipos de transacción, identificadores de cuenta, saldos e identificadores de transacción asignados por el banco. No es una hoja de cálculo y no define columnas de hoja de cálculo, formato, fórmulas ni gráficos.

Aplicaciones como GnuCash, Quicken, Moneydance y otros programas contables pueden importar OFX, aunque la compatibilidad con QFX y con determinadas variantes bancarias difiere.

Qué es XLS

XLS es el antiguo formato binario de libro de Excel, compatible con Microsoft Excel, LibreOffice Calc y muchos sistemas contables heredados. Admite fórmulas, filtros, gráficos y varias hojas de cálculo, pero cada hoja está limitada a 65,536 filas y 256 columnas. Utilice XLSX en su lugar cuando el programa receptor lo acepte; XLS es necesario principalmente para software antiguo.

Convertir con GnuCash y Excel o Calc

1. Instale GnuCash desde gnucash.org, cree o abra un libro y haga una copia de seguridad del archivo .ofx original.
2. Utilice File → Import → Import OFX/QFX, seleccione el archivo y asigne sus transacciones a la cuenta correcta de GnuCash. Revise las coincidencias de cuentas y transacciones detectadas antes de completar la importación.
3. Abra el registro de la cuenta y utilice su comando de exportación para crear un archivo CSV. Seleccione los campos de transacción necesarios en la hoja de cálculo, como fecha, descripción, nota, importe, tipo de transacción, saldo e identificador de transacción. Los nombres de los menús de GnuCash varían según la versión; también se puede exportar un informe de cuenta o de transacciones como CSV.
4. Abra el CSV en Excel o LibreOffice Calc. Establezca el delimitador y la codificación de caracteres correctos, y asigne la configuración de fecha, decimales y separador de miles correspondiente a la configuración regional del banco. Importe los números de cuenta y los identificadores de transacción como texto si es necesario conservar los ceros iniciales.
5. En Excel, seleccione File → Save As y elija Excel 97-2003 Workbook (*.xls). En Calc, seleccione File → Save As y elija Excel 97-2003 (*.xls). Acepte la advertencia de compatibilidad y revise el libro guardado.

Este método analiza los campos financieros antes de crear la hoja de cálculo. Abrir directamente un archivo OFX como texto delimitado puede combinar los campos de forma incorrecta, ya que OFX contiene datos estructurados en lugar de una tabla normal.

Automatizar conversiones repetidas

Para procesar lotes, utilice un analizador de OFX compatible tanto con archivos antiguos de estilo SGML como con OFX basado en XML, extraiga los campos de transacción necesarios y escríbalos en CSV o XLSX. Convierta el XLSX resultante con LibreOffice si se requiere una salida XLS heredada; por ejemplo, una conversión mediante la línea de comandos de LibreOffice instalado localmente puede utilizar soffice --headless --convert-to xls --outdir output transactions.xlsx. Las bibliotecas de análisis y las opciones de la línea de comandos cambian con el tiempo, por lo que debe validar la salida comparándola con el extracto bancario antes de utilizarla para la contabilidad. No dé por sentado que un analizador XML genérico puede procesar correctamente todas las descargas OFX.

Utilizar un convertidor en línea

Servicios como CloudConvert, Convertio y Zamzar pueden ofrecer conversión de OFX a XLS, pero los formatos de entrada y salida compatibles pueden cambiar; compruebe que el servicio incluya actualmente ambos formatos antes de cargar el archivo. La conversión en línea envía el archivo, que puede contener nombres, números de cuenta, saldos e historiales completos de transacciones, a un tercero. Utilice un flujo de trabajo local para datos confidenciales, a menos que las condiciones de almacenamiento, eliminación y procesamiento del proveedor sean aceptables.

Comprobar el libro convertido

• Compare los signos de débitos y créditos, el número de transacciones, los saldos iniciales y los saldos finales con el extracto original. Los bancos no utilizan convenciones de signos idénticas.
• Compruebe las fechas cercanas a la medianoche, los límites de mes y los límites de año. Los campos de zona horaria y la configuración regional de fechas pueden cambiar la forma en que el software de hojas de cálculo muestra una transacción.
• Confirme que el texto del beneficiario, las notas, los identificadores de transacción y los ceros iniciales se hayan conservado durante los pasos CSV y XLS. Mantenga los identificadores como texto cuando sea necesario.
• Los metadatos de OFX, los campos de conciliación, el estado de las transacciones pendientes, los encabezados específicos de la institución y la información de actualización pueden no aparecer en el libro. El archivo XLS es una copia para análisis, no un sustituto del OFX original.
• No supere las 65,536 filas en una hoja de cálculo XLS. Divida la exportación por cuenta o fecha, o conserve una copia XLSX para historiales más grandes.